La gestion des reçus est un aspect clé de la comptabilité générale. Dans le domaine des finances personnelles, les reçus sont une méthode de suivi des habitudes de dépenses des ménages; il en va de même pour les entreprises de toute taille. Les entreprises peuvent également utiliser les reçus comme méthode de suivi de la génération de revenus. La gestion des reçus fait référence à la pratique consistant à organiser, classer et à tirer profit en gardant une trace précise et complète des reçus.
Reçus dans les petites entreprises
Les petites entreprises traitent souvent avec deux catégories de reçus. Les reçus de dépenses sont émis par les fournisseurs lorsqu'un propriétaire de petite entreprise achète des biens pour les revendre. L'achat de capital fixe pour l'entreprise, comme le mobilier et d'autres équipements, génère également des reçus de dépenses, tout comme le paiement des services liés à l'entretien de l'entreprise. Le deuxième type de reçu, et le type le plus courant, est le reçu généré pour les clients après avoir acheté un article. Il est judicieux de conserver une copie des reçus de vente émis comme méthode de suivi des revenus quotidiens.
Remplir les reçus
Le dépôt des reçus est une procédure simple; cependant, il en faut un qui nécessite un entretien de routine, car les reçus ont tendance à s'accumuler et peuvent rapidement devenir incontrôlables. Le dépôt quotidien des reçus de vente dans l'ordre chronologique dans un classeur verrouillé est le moyen le plus simple de garder une trace des reçus de vente. Les numériser dans un format numérique et sauvegarder le fichier hors site est également un bon moyen de s'assurer qu'aucune information n'est perdue, même si quelque chose devait arriver aux copies papier originales. Il existe deux façons d'aborder le dépôt des reçus de dépenses: chronologiquement par mois ou dans des sous-dossiers catégoriels pour une référence rapide, qui sont également classés par ordre chronologique.
Rechercher des déductions fiscales avec des reçus
L'avantage de regrouper les reçus de dépenses par catégorie est qu'il facilite grandement la recherche de déductions fiscales. Il y a de fortes chances que si un type de dépense est considéré comme déductible d'impôt, les dépenses ultérieures de la même catégorie sont également susceptibles d'être déductibles. Les reçus de dépenses pour l'équipement et les autres dépenses en capital sont généralement déductibles, tout comme une foule d'autres éléments qui varient, car le code des impôts change périodiquement. Consultez l'IRS ou un comptable pour trouver autant de déductions légitimes que possible, profitant ainsi de votre stratégie de gestion des reçus.
Reçus et vérification
Les reçus sont une aubaine si l'IRS vérifie jamais votre entreprise. Conserver une copie de chaque reçu généré par votre entreprise rend les audits plus rapides et beaucoup moins pénibles, car l'IRS peut rapidement vérifier l'exactitude de toutes les demandes de déduction et confirmer les revenus déclarés. Réclamer des dépenses sans tenir un registre des reçus validant ces réclamations peut entraîner des amendes et, dans certains cas, des poursuites judiciaires, alors conservez des copies de vos reçus de franchise. Conservez les copies papier entre quatre et sept ans en fonction de leur contenu, comme indiqué et recommandé par l'IRS.