Un budget de dépenses aide les entreprises à suivre les achats et à limiter les coûts d'exploitation au montant le plus bas possible. Grâce à une planification et une analyse minutieuses, les gestionnaires peuvent coordonner les dépenses avec les stratégies fiscales et les flux de trésorerie. Sans budgets de dépenses, les gestionnaires courent le risque de dépenser trop et de réduire ou d'éliminer les marges bénéficiaires.
Immobilisations
Les dépenses en espèces pour les machines de production et autres équipements utilisés pour générer des revenus - appelés immobilisations - sont des dépenses importantes pour les entreprises. Le financement est souvent nécessaire pour acquérir des immobilisations parce que l'équipement de production est cher par rapport aux fournitures de bureau ou aux dépenses mensuelles courantes. Les budgets de dépenses intègrent normalement l'acquisition d'immobilisations et quantifient leur impact sur le fonds de roulement et les flux de trésorerie futurs. Sans dépenses en immobilisations bien planifiées, les entreprises ne parviendraient pas à atteindre leurs objectifs d'exploitation.
Main-d'œuvre directe
Dans une installation de production, l'une des dépenses d'exploitation les plus importantes est la main-d'œuvre directe. Les travailleurs reçoivent des salaires et des avantages sociaux, ce qui a une incidence sur le coût total des affaires. Les dirigeants doivent budgéter de l'argent pour répondre aux exigences salariales tout en ne dépassant pas les heures supplémentaires et en réduisant les marges bénéficiaires. Les fluctuations saisonnières de la demande et des conditions économiques sont prises en compte dans les décisions en matière de dépenses de main-d'œuvre. Le fait de ne pas budgétiser le montant correct pour la main-d’œuvre directe peut également réduire la productivité.
Matières premières
Les matières premières constituent une dépense majeure qui est incluse dans les budgets de dépenses. Les relations avec les fournisseurs sont évaluées périodiquement pour aider à la planification des dépenses, et les changements dans la chaîne d'approvisionnement mondiale rendent nécessaire le recalcul des sorties de fonds potentielles. Les responsables des achats sont des éléments importants du processus d'évaluation et leur contribution permet de gérer les dépenses au niveau le plus bas possible. Toutes les dépenses associées aux coûts des biens vendus influencent l'exactitude des budgets de dépenses.
Taxes
Les impôts sont une dépense récurrente importante et doivent être comptabilisés dans un budget de dépenses. Le fait de ne pas payer le gouvernement peut entraîner des amendes et d'autres pénalités, ce qui rend critique une budgétisation fiscale adéquate. Les gouvernements fédéral, des États et des villes exigent généralement que les entreprises paient des impôts. Par exemple, les impôts fédéraux estimés sont dus en versements trimestriels, ce qui rend important d'avoir suffisamment de liquidités en main tout au long de l'année pour payer l'obligation.