Les réunions peuvent être des rassemblements dynamiques où naissent des idées innovantes. Ils peuvent aussi rapidement provoquer des esprits, car les participants s'en vont avec le sentiment d'avoir perdu du temps et de n'avoir rien accompli. En tant que propriétaire d'une petite entreprise, il est de votre devoir d'orienter la réunion vers la dynamique et loin de ce qui est frustrant. Pour ce faire, vous devez doubler le temps que vous consacrez à l'élaboration de l'agenda, selon «Forbes». Dans le cadre de votre processus d'élaboration de l'ordre du jour, vous devrez créer des éléments prioritaires, qui façonnent le contenu et l'orientation de votre réunion.
Importance organisationnelle
Un point central, également connu sous le nom de point de l'ordre du jour, point d'action ou sujet, est un point qui doit être examiné ou discuté au cours d'une réunion. Un ordre du jour de réunion est une liste de points d'intérêt, les participants chargés de les présenter ou d'en discuter et le temps qui leur est consacré. Organisés de manière stratégique sur l'ordre du jour, l'ordre des points focaux donne un aperçu de la structure de la réunion. Par exemple, le premier point central sera le premier point discuté, tandis que le dernier point central sera la dernière question examinée avant l'ajournement de la réunion.
Accent sur l'action
Les éléments de mise au point doivent commencer par des verbes d'action pour aider les membres à comprendre ce qui doit être accompli. Par exemple, si vous ne répertoriez que la «liste des invités à l'événement», les participants ne sauront pas si vous affinez, examinez, choisissez ou corrigez la liste des invités. À la place, écrivez «Voter sur la liste des invités à l'événement». Cela rend l'élément central beaucoup plus clair et les participants à la réunion sauront à quoi s'attendre.
Sélection des éléments prioritaires
Avant de décider de vos éléments prioritaires, déterminez ce que vous voulez accomplir à la fin de la réunion. Une fois que vous connaissez les objectifs de votre réunion, vous pouvez développer des éléments de concentration pour vous aider à les atteindre. Les bons endroits pour rechercher des points d'intérêt incluent le compte rendu de la dernière réunion et les commentaires des participants. Après avoir élaboré une liste d'éléments d'intérêt potentiels, assurez-vous que les éléments sont liés et impliqueront tous les participants. Si ce n'est pas le cas, envisagez d'organiser plus d'une réunion pour vous assurer que les participants restent concentrés et impliqués.
En cours de préparation
Si vous mettez un point central à l'ordre du jour de votre réunion, assurez-vous que vous ou le participant sélectionné êtes prêt à y répondre en rassemblant les supports nécessaires. Par exemple, si votre élément de priorité indique «Approuver les rapports financiers», vous devrez disposer des rapports lors de la réunion avec vous. En tant que propriétaire de l'entreprise, vous pouvez vous assurer que vous aurez une bonne réunion en vérifiant que chaque participant a accès aux documents d'appui nécessaires quelques jours avant la réunion.