Les systèmes de planification informatisés sont une méthode d'utilisation d'algorithmes et de règles de planification pour aider plusieurs personnes à gérer les rendez-vous et les réunions. La planification informatisée permet aux utilisateurs de partager publiquement du temps libre sur leurs calendriers, tout en gardant des rendez-vous spécifiques privés. Ils ont tendance à être plus efficaces que la planification manuelle, mais une bonne secrétaire de rendez-vous peut gérer plus efficacement certaines situations.
Méthodes de planification manuelle
La méthode du stylo et du papier est l'ancienne méthode de planification des rendez-vous pour un groupe de travail, dans laquelle toute la planification est canalisée via une secrétaire aux rendez-vous avec un calendrier central. Dans ce modèle, les personnes dont le temps est réservé doivent s'enregistrer régulièrement pour connaître leur emploi du temps et informer la secrétaire des heures qui ne sont pas disponibles. Avec de grands groupes de travail ou des horaires très chargés, ce système peut rapidement devenir intenable.
Calendrier public
La première étape de l'informatisation d'un calendrier consiste à le saisir dans un système de calendrier hébergé. La plupart des calendriers partagés permettent aux utilisateurs de désigner des parties de leurs horaires comme publiques et des parties comme privées. Ainsi, par exemple, un utilisateur peut publier son emploi du temps et le temps de travail disponible pour les réunions, mais masquer les zones personnelles de son calendrier. Dans ce modèle, la plupart des systèmes de calendrier permettent aux utilisateurs de demander des heures de réunion, qui doivent ensuite être confirmées par les participants invités avant qu'elle n'apparaisse comme un rendez-vous.
Systèmes de rendez-vous ouverts
Un pas au-delà du calendrier public est un système de rendez-vous publié, qui augmente le calendrier des groupes de travail avec la possibilité publique de demander des rendez-vous. Par exemple, le cabinet d'un médecin peut publier un calendrier de rendez-vous qui permet aux patients de voir les disponibilités à venir et de demander leurs rendez-vous en ligne. Ou les patients peuvent être en mesure de demander le premier créneau disponible un jour spécifique de la semaine. Dans ces cas, les demandes de rendez-vous publics sont traitées de la même manière que les invitations à des réunions sur un système fermé; les rendez-vous doivent être confirmés par les membres du groupe de travail, après quoi ils apparaissent comme des périodes indisponibles dans le calendrier.
Inconvénients de la planification informatisée
Les horaires informatisés ne fonctionnent très bien que lorsque tous les participants s'engagent à maintenir leur calendrier à jour. Lorsque certains utilisateurs du système ne savent pas comment maintenir leurs calendriers à jour, le système peut s'effondrer. Par exemple, dans l'exemple du cabinet du médecin ci-dessus, si un médecin planifie un rendez-vous hors site mais ne marque pas son temps de déplacement comme indisponible, trop de temps apparaîtra comme disponible au bureau à domicile. Dans ces cas, une méthode combinée d'informatisation et une secrétaire de rendez-vous compétente peuvent aider à garder les choses en ordre.