Remboursement du kilométrage Vs. Allocations mensuelles

De nombreux propriétaires de petites entreprises choisissent de rembourser leurs employés pour les miles professionnels accumulés sur leur véhicule personnel. Il existe deux façons courantes de rembourser les employés pour les petites entreprises: le remboursement du kilométrage et les allocations mensuelles de kilométrage. Le montant que les petites entreprises paient pour le remboursement des miles dépend des miles réels accumulés par les employés. Une allocation mensuelle est un montant fixe prédéterminé qu'une entreprise paie à un employé pour les frais de kilométrage. Les propriétaires d'entreprise doivent comprendre les caractéristiques des deux options et examiner les besoins de leur entreprise afin de choisir la meilleure méthode pour leur entreprise.

Comprendre le remboursement du kilométrage

Les propriétaires d'entreprise peuvent rembourser aux employés les miles professionnels accumulés en fonction du taux de kilométrage standard, selon un article écrit sur le site Web de Turbo Tax. L'IRS détermine le montant par mile sous le prix du taux de kilométrage standard. Un employé doit suivre avec précision les miles utilisés pour les activités commerciales. Un employé doit soumettre une documentation indiquant les miles suivis, comme un rapport de dépenses. Le montant du remboursement payé n'est pas considéré comme un revenu imposable pour l'employé si les paiements sont effectués dans le cadre d'un plan comptable, qui est un plan conçu spécifiquement pour rembourser les employés. Un employeur peut établir un plafond pour le remboursement du kilométrage du véhicule afin d'empêcher les employés d'abuser de l'incitatif de remboursement.

Règles IRS pour le remboursement du kilométrage

L'IRS établit les règles pour les déductions de kilométrage des petites entreprises. L'IRS permet à une petite entreprise de déduire les frais de véhicule payés aux employés. Le taux de kilométrage standard au moment de la publication est de 55.5 cents par mile parcouru à des fins commerciales, selon l'IRS. Un employeur n'est pas tenu de payer à un employé le maximum de 55.5 cents par mile. Un employé peut déduire la différence entre ce que paie l'employeur et le taux standard maximal sur sa déclaration de revenus personnelle.

Comprendre les allocations mensuelles

Les petites entreprises peuvent offrir aux employés une allocation mensuelle de kilométrage pour un montant fixe préétabli. Par exemple, une petite entreprise peut accepter de payer à un employé un montant fixe de 300 $ par mois pour l'utilisation de son véhicule personnel pour l'entreprise. La plupart des allocations sont incluses dans l'ensemble des avantages sociaux des employés. Une allocation mensuelle est simplement une estimation du coût du kilométrage. Certains mois peuvent conduire l'entreprise à payer trop cher l'employé, tandis que d'autres mois, l'entreprise peut sous-payer l'employé.

Règles IRS pour les allocations mensuelles

L'avantage d'offrir une allocation mensuelle par opposition à un remboursement de kilométrage est que cela simplifie les dossiers fiscaux de l'entreprise. La méthode d'allocation mensuelle permet aux employés d'éviter de suivre le kilométrage exact de leur véhicule. Une petite entreprise doit toujours exiger de l'employé de suivre quand et où il a utilisé son véhicule à des fins professionnelles. Les petites entreprises peuvent déduire le montant des allocations mensuelles des employés sur leurs déclarations de revenus. Le montant de l'allocation mensuelle ne peut excéder un montant raisonnable. Par exemple, une entreprise ne peut pas verser à un employé une allocation mensuelle de 1,000 XNUMX $ lorsque la voiture n'est utilisée que deux fois par mois.