L'un des outils les plus utiles et sous-utilisés dans les bureaux modernes est le scanner. Les scanners modernes sont faciles à utiliser et aussi polyvalents que votre imagination. Étant donné que de nombreuses imprimantes à usage domestique sont équipées de scanners intégrés, de nombreuses personnes ont chez elles des scanners qu'elles n'ont jamais utilisés.
Réduction des fichiers papier
Si votre tiroir de fichiers déborde, il est temps d'envisager de numériser certains de ces documents et de les enregistrer sur votre ordinateur plutôt que sur votre bureau. Vous voudrez conserver une copie papier de tout ce qui porte une signature originale, mais presque tout le reste - reçus commerciaux, relevés de carte de crédit, factures de services publics - peut être conservé électroniquement en toute sécurité. Conservez-les dans le stockage en ligne pour éviter de les perdre en raison d'un incendie ou d'une autre catastrophe. Si votre scanner est équipé d'un chargeur de documents, utilisez-le pour numériser une année entière de factures, relevés et déclarations de revenus en une seule fois avec très peu d'effort.
Photos
Les photographies s'estompent avec l'âge. Conservez-les en parfait état en les scannant et en les stockant électroniquement. Tirez des photos de famille de ces anciens albums photo et numérisez-les. Utilisez un logiciel de retouche photo pour nettoyer les dommages à l'image. Une fois vos photos numérisées, vous pouvez stocker des images sur une carte SD ou une clé USB afin de pouvoir les afficher à l'aide de cadres photo électroniques ou de téléviseurs intelligents, ou d'envoyer des copies par e-mail aux membres de la famille qui n'ont jamais vu les originaux. Certains scanners sont prêts pour le Web et peuvent numériser des photos directement dans des sites de médias sociaux tels que Facebook, Myspace et Pinterest.
Reconnaissance optique de caractères
Les scanners sont livrés avec un logiciel de reconnaissance optique de caractères qui leur permet de convertir des caractères en texte. L'OCR s'intègre au logiciel de traitement de texte afin que vous puissiez importer des documents numérisés directement dans une variété de logiciels de traitement de texte. C'est un excellent outil si vous êtes un étudiant qui rédige un document de recherche avec plusieurs citations. Scannez simplement la partie du document que vous souhaitez citer, ou scannez le document entier et enregistrez-le dans votre bibliothèque de référence électronique. Assurez-vous de respecter toutes les lois sur les droits d'auteur lors de la numérisation de documents protégés par des droits d'auteur.
Remplacement de télécopieur
De nombreux scanners domestiques sont équipés d'un modem qui leur permet de télécopier des documents ou des images numérisés directement vers un télécopieur, mais de nombreux foyers ont remplacé leurs lignes téléphoniques terrestres par des téléphones cellulaires. Enregistrez vos images numérisées sur votre ordinateur et envoyez-les par e-mail à un destinataire au lieu d'utiliser un fax. Si vous devez communiquer avec un télécopieur, vous pouvez utiliser un service de télécopie en ligne pour envoyer une image numérisée directement à un télécopieur.