Les clients ont jusqu'à 18 mois pour contester les frais sur leur facture de carte de crédit. Si vous ne conservez pas les reçus de carte de crédit des transactions de vente, votre entreprise pourrait être obligée de retourner l'argent pour l'achat à la société de carte de crédit du client. Si la société de carte de crédit se range du côté du client et que vous ne disposez pas du reçu pour valider l'achat, la société peut débiter votre compte marchand pour une rétrofacturation.
Contester une rétrofacturation
Le reçu de carte de crédit pour les transactions en personne contient généralement la signature du client. Si vous avez jeté le reçu, vous ne pouvez pas prouver que le client a effectivement signé pour l'achat. Selon Visa, d'autres méthodes de contestation d'un rejet de débit incluent toute correspondance entre vous et le titulaire de la carte dans laquelle il reconnaît l'achat et d'autres informations sur le reçu, y compris un code d'autorisation. Le reçu lui-même prouve également que vous disposiez de la carte, ou des informations de la carte, à entrer dans votre terminal marchand pour traiter la transaction.
Stockage des reçus
Les reçus de carte de crédit contiennent des informations que les voleurs d'identité peuvent utiliser pour créer des comptes frauduleux et effectuer des achats illégaux. Une méthode sûre de stockage de vos reçus est essentielle pour protéger les informations de vos clients. La Federal Trade Commission recommande de conserver tout ce qui contient les informations d'identification d'un client dans une pièce ou un fichier verrouillé et de limiter au maximum le nombre d'employés ayant accès à ces informations. Si vous conservez des copies numériques des reçus, cryptez les fichiers et fournissez des parties des clés de cryptage à deux employés ou plus. Cela garantit que personne ne peut accéder seul aux fichiers.
Détruire les reçus
Bien que cela ne soit pas obligatoire pour la plupart des entreprises, le respect de la règle d'élimination de la FTC garantit que les informations figurant sur les reçus ne sont pas reconnues après la destruction. Au minimum, vous devez déchiqueter les reçus, mais pour être sûr que les données ne sont pas reconnaissables, envisagez de brûler ce qui reste après le déchiquetage. Vous pouvez également embaucher une entreprise spécialisée dans la destruction des registres de l'entreprise. De plus, vous pouvez théoriquement éliminer des données en effaçant et en réécrivant plusieurs fois des fichiers informatiques. Cependant, les programmes avancés de récupération de données peuvent être en mesure de récupérer certaines des informations sensibles. Une meilleure option consiste à utiliser un programme de sécurité qui supprime et réécrit le fichier jusqu'à ce que le fichier d'origine soit méconnaissable.
Taxes
L'Internal Revenue Service vous recommande de conserver tous les documents relatifs aux déductions et aux revenus pendant au moins trois ans. La conservation des reçus de carte de crédit n'est pas obligatoire tant que vous avez d'autres documents de la vente tels que vos relevés de dépôt de votre compte marchand ou vos reçus de caisse. Cependant, si vous souhaitez déduire une rétrofacturation de vos impôts, avoir le reçu original ou une copie peut aider à vérifier la perte si l'IRS sélectionne votre retour pour un audit.