Si votre entreprise sous-traite avec d'autres fournisseurs situés à travers le pays ou embauche des consultants qui télétravaillent à distance, les réunions en personne de toute votre équipe peuvent coûter cher. Le service de réunion et de collaboration en ligne Cisco WebEx vous permet d'organiser des conférences téléphoniques virtuelles afin que vous puissiez planifier une communication en temps réel sans les frais de billets d'avion et de séjours à l'hôtel. La configuration d'une session WebEx peut prendre moins de temps que la saisie d'un ordre du jour de réunion.
1
Visitez le site Web WebEx et connectez-vous à votre compte WebEx Meetings. Cliquez sur le bouton "Planifier".
2
Tapez le nom de votre événement dans le champ «Quoi» de l'écran Planifier une réunion WebEx. Utilisez le calendrier en ligne pour sélectionner la date et le menu déroulant à côté pour choisir votre heure de début. Cliquez sur les menus déroulants "Durée" pour définir la durée de votre événement en heures et minutes.
3
Tapez l'adresse e-mail de chaque participant dans le champ "Qui". Appuyez sur le bouton «+» pour ajouter chaque membre de l'équipe à la liste.
4
Tapez ou collez des éléments facultatifs de l'ordre du jour pour détailler vos plans pour la réunion. Vous pouvez saisir jusqu'à 1,200 XNUMX caractères d'informations dans le champ Agenda.
5
Cliquez sur le lien «Joindre des fichiers» pour accéder à l'emplacement des documents que vous souhaitez fournir pour un examen préalable. Chaque participant reçoit une notification par e-mail de ces téléchargements.
6
Saisissez un mot de passe facultatif dans le champ de saisie Mot de passe de la réunion pour demander aux participants de se connecter à votre conférence téléphonique. Cliquez sur la case à cocher "Enregistrer cette réunion" pour créer une sauvegarde audio de vos actes de conférence.
7
Cliquez sur le bouton «Planifier» pour officialiser votre événement. Chaque participant reçoit une invitation par e-mail contenant un lien vers l'événement.