Les feuilles de calcul Excel de votre entreprise peuvent souvent vous aider à effectuer des tâches inattendues qui vous font gagner du temps et de l'argent. Par exemple, si vous devez générer des étiquettes de nom pour un événement, vous n'avez pas à les saisir manuellement. Microsoft a intégré une puissante fonctionnalité de publipostage dans Microsoft Word qui peut extraire des enregistrements de n'importe quelle feuille de calcul Excel et générer des étiquettes. Après avoir acheté des étiquettes dont les dimensions ressemblent à celles des étiquettes de nom, vous pouvez laisser Word utiliser vos données Excel pour créer automatiquement des étiquettes de nom.
Sélectionnez la source de données Excel
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Cliquez sur l'onglet «Mailings» sur le ruban de Word, puis cliquez sur «Démarrer Mail Marge». Cliquez sur «Étiquettes» pour ouvrir la fenêtre contextuelle Options d'étiquette. Cliquez sur la liste déroulante "Fournisseur d'étiquettes" et sélectionnez le fournisseur qui fabrique les étiquettes que vous utilisez.
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Faites défiler la liste des numéros de produit dans la case «Numéro de produit» et sélectionnez le numéro de produit qui identifie le type d'étiquette que vous avez acheté.
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Cliquez sur OK." Word affiche une page pleine d'étiquettes vides. Cliquez sur "Mailings | Sélectionner les destinataires" pour afficher la fenêtre Sélectionner la source de données.
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Recherchez votre fichier Excel dans la liste des fichiers qui apparaissent et double-cliquez sur ce fichier pour le sélectionner. La fenêtre contextuelle "Sélectionner un tableau" s'ouvre et affiche les feuilles de calcul de la feuille de calcul.
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Cliquez sur la feuille de calcul qui contient les informations de votre étiquette de nom. Si la première ligne de la feuille de calcul contient des en-têtes de colonne, cliquez sur la case à cocher «La première ligne de données contient des en-têtes de colonne» pour y mettre une coche. Sinon, laissez la case à cocher vide. Cliquez sur "OK" pour continuer.
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Cliquez sur "Publipostage" puis sur "Modifier la liste des destinataires" pour afficher la fenêtre "Destinataires du publipostage". Cette fenêtre affiche les lignes de la feuille de calcul. Des coches apparaissent à côté de chaque ligne. Si vous ne souhaitez pas générer d'étiquettes de nom pour certaines lignes, supprimez les coches de ces lignes. Cliquez sur "OK" pour fermer la fenêtre.
Lier les étiquettes à Excel
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Cliquez sur "Publipostage | Insérer un champ de fusion" pour afficher la liste des en-têtes de colonne que contient votre feuille de calcul. Cliquez sur l'en-tête que vous souhaitez utiliser pour remplir les étiquettes de nom. Par exemple, si votre feuille de calcul comporte une colonne intitulée «Prénom», cliquez sur cet en-tête pour le sélectionner. Si vous souhaitez inclure un autre titre dans l'étiquette, cliquez sur cet en-tête pour le mettre en surbrillance, puis cliquez sur "Insérer". Cliquez sur Fermer lorsque vous avez terminé. Les en-têtes de colonne que vous avez sélectionnés apparaissent dans la première étiquette de la page.
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Cliquez sur "Publipostage | Faire correspondre tous les champs". La fenêtre contextuelle Match Fields s'ouvre. Cliquez sur la liste déroulante «Identifiant unique» pour afficher une liste d'options. Le champ de nom que vous avez sélectionné à l'étape précédente apparaît dans cette liste. Cliquez sur ce champ de nom, puis sur "OK" pour fermer la fenêtre pop-up.
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Cliquez sur "Publipostage | Mettre à jour les étiquettes". Cette opération copie les champs de la première étiquette vers toutes les étiquettes de la page
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Cliquez sur "Mailings | Aperçu des résultats" pour afficher un aperçu de vos étiquettes. Word remplit chaque étiquette avec les champs que vous avez sélectionnés dans votre feuille de calcul Excel.
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Ajoutez le papier contenant vos étiquettes à votre imprimante et cliquez sur "Publipostage | Terminer et fusionner". Sélectionnez "Imprimer les documents" et cliquez sur "OK". Word imprime les informations de l'étiquette de nom sur les étiquettes.