Un mémo est un document commercial bref et informatif que vous distribuez à des collègues, à la direction ou aux propriétaires d'une entreprise et qui annonce une proposition, une réunion à venir ou des modifications de la procédure en cours. Un mémo de projet peut être utilisé pour aborder diverses étapes du projet, y compris la planification et la mise en œuvre, ou pour présenter des données liées au projet. Lorsque vous préparez un mémo, vous devez suivre un format d'entreprise standard utilisé spécifiquement pour les mémos. Si votre mémo contient plusieurs pages, agrafez les pages ensemble plutôt que d'utiliser des trombones ou d'autres attaches en papier.
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Tapez "Mémo" ou "Mémorandum" dans le coin gauche de votre page de mémo. Utilisez une police en gras.
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Préparez la section d'information du mémo. Un format de mémo approprié contient quatre types d'informations dans la section d'en-tête. Après avoir tapé le titre de chaque type d'information, insérez un deux-points et appuyez sur la touche «Entrée». Utilisez une ligne pour chaque type d'information. Les quatre types de titres d'information comprennent la date, le sujet, le destinataire et le début. Le titre «Objet» est utilisé pour fournir un bref titre à votre mémo de projet, semblable à une ligne d'objet d'e-mail. Utilisez la section «À» pour adresser votre mémo à une personne ou à un groupe de personnes. Par exemple, si vous envoyez le mémo au service de gestion de projet, écrivez «Gestion de projet» dans la ligne «À». Vous n'êtes pas obligé de lister chaque personne individuellement lorsque vous vous adressez à un groupe. La section «De» doit toujours contenir votre nom lorsque vous créez le mémo.
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Préparez l'introduction du mémo. Présentez le projet à votre public mémo en quelques phrases. Ne fournissez pas de longues informations générales ou statistiques dans cette section, mais fournissez suffisamment d'informations clés pour que votre public comprenne le but du mémo et du projet.
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Préparez la section «Points clés». Cette section varie en fonction du type de mémo de projet que vous créez. Par exemple, si vous distribuez le mémo pour annoncer une réunion afin de présenter d'autres aspects du projet, utilisez cette section pour indiquer la date, l'heure et le lieu de la réunion. Si vous distribuez le mémo pour décrire les modifications apportées à un projet, répertoriez les modifications clés dans cette section. Le but de cette section est de mettre en évidence les points importants du mémo. Les points doivent être listés sous forme de puces, chaque puce ne contenant pas plus de deux phrases.
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Préparez la dernière section de votre mémo. La dernière section de votre mémo de projet varie également en fonction de l'objectif du mémo. Par exemple, si vous distribuez le mémo au début d'un projet, cette section peut être une section «Analyse» qui décrit la recherche et les données qui soutiennent l'utilité ou le succès du projet. Si vous invitez un groupe de personnes à une réunion, utilisez cette section pour fournir des informations supplémentaires qui ne figurent pas dans la section «Points clés».