Communiquer de mauvaises nouvelles semble difficile quand on considère que personne ne veut les recevoir. Pourtant, en tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous pouvez transformer un message d'information indésirable en quelque chose que vos employés peuvent absorber et accepter avec un minimum de ressentiment. Un format indirect est le meilleur pour les mauvaises nouvelles car il révèle un message par étapes plutôt que d'un seul coup. Vos employés devraient subir moins de choc si vous diffusez les nouvelles de cette manière.
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Écrivez une déclaration de bonne volonté pour commencer le mémo et adoucir le coup des nouvelles négatives. Félicitez les employés pour leurs efforts ou présentez des faits liés à la mauvaise nouvelle. "J'apprécie que chacun ait travaillé ensemble pour augmenter nos ventes de 5 pour cent au cours des deux derniers trimestres."
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Fournissez des informations générales pour préparer les employés aux mauvaises nouvelles à venir. Lorsque vous présentez des faits qui détaillent des circonstances malheureuses ou négatives, le lecteur doit commencer à comprendre que le but de la note est de fournir des nouvelles indésirables. De plus, votre présentation des faits permet de justifier les mauvaises nouvelles. "Bien que nous ayons eu une légère augmentation des ventes de 1.5 pour cent, nous n'avons pas atteint notre objectif initial de 5 pour cent. Malheureusement, à la lumière de ces événements, mes plans doivent changer." Gardez vos choix de mots aussi positifs que possible.
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Donnez les mauvaises nouvelles dans un langage clair mais positif. "Comme vous le savez, j'avais prévu de transférer une partie des revenus provenant de l'augmentation des ventes sur vous tous. Malheureusement, comme les ventes n'étaient pas aussi bonnes que nous l'avions espéré, les bonus resteront les mêmes cette année." "Les bonus resteront les mêmes cette année" sonne mieux que "Personne ne recevra une augmentation de son bonus cette année."
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Rédigez une autre déclaration de bonne volonté afin que la perception de vos employés de votre entreprise reste aussi positive que possible dans les circonstances. Maintenant que les employés savent ce que vous ne pouvez pas faire, informez-les de ce que vous pouvez faire. "Tout le monde recevra son bonus annuel du même montant que celui de l'année dernière à la date affichée dans le calendrier de l'entreprise. Si vous avez besoin de vérifier le montant de votre bonus à venir, veuillez me contacter."
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Terminez le mémo par des déclarations positives qui donnent aux employés de l'espoir pour l'avenir. "Bien qu'une rémunération supplémentaire ne soit pas une option pour le moment, je reconnais et apprécie vos efforts et votre dévouement à votre travail. J'ai hâte de travailler avec chacun d'entre vous au cours de l'année à venir."
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Relisez le mémo pour plus de clarté et d'exactitude avant de l'envoyer. Lisez votre message pour vous assurer qu'il communique ce que vous voulez avec une tournure positive. Ne laissez pas les employés avec une impression négative.