Comment utiliser Microsoft Outlook pour mener des sondages

Si vous avez besoin de recueillir des commentaires importants de vos clients ou simplement d'envoyer un sondage amical aux personnes de votre bureau, vous pouvez utiliser Outlook pour mener une enquête. Outlook vous permet d'insérer des boutons de vote par défaut ou personnalisés dans vos messages pour poser des questions aux destinataires, puis de suivre et de compter automatiquement vos résultats, ce qui facilite la collecte de réponses.

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Ouvrez Outlook et créez un nouveau message électronique en cliquant sur le bouton «Nouveau courrier électronique» en haut de l'onglet Accueil. Composez l'e-mail de votre enquête. Sélectionnez l'onglet «Options» en haut et cliquez sur «Utiliser les boutons de vote» sous le groupe Suivi une fois que vous avez fini de taper votre message.

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Choisissez l'une des options de vote proposées - «Approuver; Rejeter, »« Oui; Non Oui; Non; Peut-être »ou« Personnalisé »selon le type de boutons de réponse que vous voulez disponibles dans votre enquête. Si vous sélectionnez «Personnalisé», la boîte de dialogue Options de message apparaît et vous pouvez saisir les noms de vos boutons de vote dans le champ de texte «Utiliser les boutons de vote» sous Options de vote et de suivi. Séparez chaque nom de bouton par un point-virgule. Cliquez sur «Fermer» pour enregistrer votre entrée.

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Cochez la case "Demander un accusé de réception" ou "Demander un accusé de lecture" ou les deux si vous souhaitez ajouter plus d'options de suivi à votre message.

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Ajoutez un indicateur à votre message d'enquête pour inviter et rappeler aux destinataires de répondre. Sélectionnez l'onglet «Message» et cliquez sur «Suivi» dans la section Balises. Cliquez sur "Signaler pour les destinataires". Spécifiez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez qu'un rappel automatique soit envoyé si la valeur par défaut ne répond pas à vos besoins. Appuyez sur «OK» pour revenir à votre message électronique. Entrez vos destinataires et cliquez sur le bouton «Envoyer» lorsque vous êtes prêt.

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Suivez les réponses en examinant périodiquement l'une des réponses envoyées par e-mail qu'Outlook vous envoie. Lorsque les gens répondent à votre enquête, vous recevez un message dans votre boîte de réception similaire à celui reçu lorsque quelqu'un accepte une invitation à une réunion de votre part. Ouvrez une réponse, cliquez sur la barre de message, puis sélectionnez «Afficher les réponses de vote». Vous verrez combien de personnes ont répondu au total ainsi que le nombre de votes reçus par chaque bouton et comment chaque destinataire a voté.