Vous devez suivre la gestion des espèces pour votre petite entreprise. Idéalement, vous voulez que votre compte de résultat montre une corrélation de 100% entre les encaissements attendus et les encaisses réelles, mais cela ne se produit pas toujours. Lorsque vous rencontrez des pénuries ou des excédents de trésorerie, vous devez comprendre la source des écarts. Vous les rapporterez dans votre compte de résultat sur la base d'un compte spécial créé pour suivre les problèmes de trésorerie.
Tenir compte des liquidités à découvert et plus
Créez un compte intitulé "Cash Short and Over". Ce compte doit indiquer tout écart de trésorerie pour la période comptable. Votre compte de résultat doit inclure ce compte et le solde.
Manipulation de l'argent
Vous pouvez commencer à comprendre les raisons des écarts de trésorerie sur votre compte de résultat en examinant la gestion des espèces dans votre entreprise. Si les montants sont faibles, il se peut que vous ayez un caissier ou un caissier qui fait simplement des erreurs. Un employé malhonnête peut également prendre de petites sommes pour couvrir les pénuries en les faisant passer pour des erreurs. Resserrez vos contrôles de gestion des espèces au point d'achat et reconvertissez tous les employés qui ont un problème chronique de gestion des espèces.
Réductions non déclarées
Vous pouvez rencontrer des écarts de trésorerie sur votre compte de résultat parce qu'un employé a donné un rabais sans le documenter. Vous afficherez un montant de paiement prévu pour un produit, mais vous en aurez pris moins. Assurez-vous que toutes les remises sont autorisées par la direction et documentées par l'employé émettant la remise, afin que vous puissiez équilibrer votre compte à découvert et plus.
Suppléments non déclarés
Vous rencontrerez des excédents de trésorerie si un client a été facturé pour un service ou un produit supplémentaire et que l'employé ne l'a pas signalé. Vos attentes en matière de trésorerie sont liées aux ventes, et si un client a effectivement payé plus que l'indique un bon de vente ou une facture, vous disposerez de plus de liquidités que ne le prévoit votre documentation. Assurez-vous que toutes les transactions sont documentées.
Facture impayée
Si vous avez reçu une facture marquée «payée» et que l'argent n'a pas été réellement encaissé, vous montrerez un écart de trésorerie. Il s'agit d'une erreur de comptabilité et vous devez appliquer des contrôles de trésorerie qui garantissent que les recouvrements ne sont comptabilisés que lorsque le paiement est effectivement reçu.
Remise en argent sur les achats à crédit
Si vous accordez un crédit à un client, les employés doivent savoir comment émettre des remboursements ou des remboursements partiels. Si un employé donne une remise en argent après qu'un client a effectué un achat à crédit, vous serez confronté à une pénurie de liquidités.
Mauvais chèques
Les chèques sans provision doivent être retirés de vos reçus de caisse. Si un employé ne le fait pas, vous montrerez moins d'argent que ce que vos dossiers indiquent que vous devriez avoir. Cela se produit parce que le chèque original est compté dans un dépôt, mais le chèque retourné n'est pas soustrait des reçus de caisse.