La réglementation fiscale fédérale, telle qu'interprétée par l'Internal Revenue Service (IRS), indique clairement ce qui est considéré comme une dépense d'entreprise et ce qui ne l'est pas. Selon les directives de l'IRS, toutes les dépenses d'entreprise déductibles «doivent être à la fois ordinaires et nécessaires». Les frais d'expédition, sous forme d'affranchissement, de fret et d'emballage, sont considérés comme nécessaires et ordinaires dans l'exploitation de la plupart des types d'entreprises. Par conséquent, les frais liés à l'expédition sont une dépense nécessaire et ordinaire en vertu de la réglementation IRS et sont considérés comme une dépense commerciale déductible d'impôt dans la plupart des cas. Dans d'autres cas, les frais d'expédition sont inclus dans le calcul du coût des marchandises vendues.
Nécessaire et ordinaire
En vertu de la réglementation IRS, une entreprise peut déduire toutes les dépenses «nécessaires et ordinaires» pour les fonctions commerciales. Pour répondre au critère de l'ordinaire et du nécessaire, une dépense doit être commune et appropriée au type d'entreprise réclamant la dépense. En d'autres termes, les frais d'expédition pour une entreprise de marchandisage sont courants, donc nécessaires et ordinaires. Si l'entreprise fabrique et expédie des produits, encore une fois, le coût est nécessaire et ordinaire, tout comme les frais d'emballage des produits.
Expédition dans le coût des marchandises vendues
Dans le Guide fiscal de l'IRS pour les petites entreprises, pour les déclarants qui utilisent l'annexe C, les instructions pour déterminer le «coût des marchandises vendues» indiquent l'expédition comme une dépense déductible à ajouter au total. Les instructions pour inclure les «Autres coûts» indiquent que dans une entreprise de fabrication ou d'exploitation minière, les conteneurs peuvent être inclus dans le coût des marchandises vendues, le montant total étant déduit. Le guide poursuit en précisant que si les conteneurs ne font pas «partie intégrante du produit de fabrication», les coûts des conteneurs ou de l'emballage sont déduits en tant que frais d'expédition ou de vente. En outre, le coût des marchandises vendues comprend le fret et les frais encourus pour recevoir les matériaux nécessaires à la fabrication des produits destinés à la vente.
Frais d'expédition en voyage
Selon le guide fédéral de la taxe sur les petites entreprises, les frais de port déduits dans le cadre des frais de voyage sont autorisés lorsque "des échantillons ou du matériel d'affichage doivent être envoyés entre des lieux de travail permanents et temporaires. Un exemple de cas où une entreprise pourrait avoir besoin d'utiliser le transport dans cette situation pourrait être une foire commerciale où le directeur ou le personnel de vente présente des produits pour des acheteurs potentiels. Souvent, les marchandises sont expédiées avant les lieux de foire commerciale pour arriver avant les vendeurs.
Pas nécessaire et ordinaire
L'IRS répertorie des exemples de dépenses qui ne sont pas admissibles aux déductions, dont l'une est les dépenses personnelles et familiales. Par exemple, disons que votre conjoint dépend de vous pour se souvenir de l'anniversaire de tante Jane et lui envoyer un cadeau, et que vous lui envoyez un gros colis depuis votre bureau. Les frais d'expédition ne sont pas déductibles d'impôt pour un tel colis, même si vous pouvez utiliser des fournitures achetées avec un revenu d'entreprise et des frais de port appartenant à l'entreprise commerciale. Les frais ordinaires et nécessaires à des fins commerciales doivent être respectés pour réclamer à juste titre tous les frais d'expédition en tant que dépenses professionnelles.