Le développement organisationnel, le processus d'ajustement des fonctions départementales, permet aux entreprises d'être plus efficaces et d'augmenter leur productivité. Pour planifier et mettre en œuvre des changements organisationnels qui profitent à l'entreprise, des dirigeants efficaces établissent des rôles et des responsabilités clairs pour tous les membres du groupe, y compris les sponsors et les parties prenantes. Les tâches typiques incluent la collecte de données, la définition des problèmes et la détermination des actions. L'établissement de rôles fonctionnels pour chaque membre permet une collaboration de groupe efficace, ce qui se traduit généralement par une amélioration du moral et de la rentabilité.
Avantages
Des rôles fonctionnels clairement définis, tels que contributeur, coordinateur, évaluateur et enregistreur, préviennent les problèmes de communication, favorisent la coopération et permettent à l'équipe d'accomplir des tâches complexes. L'établissement de rôles fonctionnels pour tous les membres du groupe dans le développement organisationnel contribue généralement à améliorer la qualité, à réduire les erreurs de produit et à accélérer le service. Cela améliore la satisfaction des clients, réduit les coûts d'exploitation et permet aux membres du groupe de s'adapter au changement et de réagir rapidement aux opportunités.
Rôle de contributeur
Les membres du groupe jouant le rôle de contributeur proposent généralement des idées, engagent des discussions et explorent des options. Ils répondent aux demandes de clarification en fournissant des faits et des informations pertinentes liées au problème. Ils recherchent les informations manquantes. Les contributeurs expriment leurs propres opinions, racontent leur expérience personnelle et offrent de nouvelles perspectives sur les problèmes. Par exemple, un contributeur peut suggérer de réorganiser l'entreprise en équipes fonctionnelles, d'éliminer les étapes redondantes dans le traitement des commandes ou d'instituer des processus plus respectueux de l'environnement, comme n'acheter que du papier recyclé pour une utilisation dans l'entreprise.
Rôle du coordinateur
Les coordinateurs ou facilitateurs organisent des réunions d'équipe et établissent les ordres du jour. Ils examinent et clarifient les déclarations faites par les contributeurs pour résumer les actions, telles que la décision d'embaucher plus d'assistants administratifs pour gérer les préparatifs de voyage requis par le personnel de vente. Ils gardent le groupe sur la bonne voie et aident à résoudre les différends ou les conflits si nécessaire. Les coordinateurs mènent des exercices de consolidation d'équipe pour aider les membres du groupe à fonctionner plus efficacement en tant qu'unité.
Rôle de l'évaluateur
Les évaluateurs fonctionnent comme des critiques. Ils évaluent les propositions développées par les membres du groupe pour s'assurer que les recommandations sont conformes aux objectifs stratégiques de l'entreprise. Les évaluateurs aident le groupe à évaluer si les alternatives représentent des options réalistes. Les évaluateurs posent des questions approfondies et aident le groupe à découvrir les failles de leurs plans avant la mise en œuvre. Les évaluateurs favorisent la qualité en s'assurant que les autres membres du groupe justifient leurs plans.
Rôle de l'enregistreur
Les enregistreurs fonctionnent comme des scribes et prennent des notes sur ce qui se passe pendant les réunions et les séances de brainstorming. Ils distribuent les notes de réunion par e-mail ou téléchargent les documents dans un dossier public. Les enregistreurs utilisent généralement des outils logiciels, tels que OneNote de Microsoft Office, Evernote ou le logiciel de mind mapping de Mindjet, pour enregistrer les décisions, les concepts et les idées. Ils développent des diagrammes de flux de processus et d'autres formes de documentation, telles que des politiques et des procédures. Les enregistreurs tiennent des notes complètes sur les discussions et les décisions afin que les membres du groupe puissent se concentrer sur la participation aux réunions au lieu de prendre leurs propres notes. Dessiner des images et des diagrammes élaborés aide les autres membres du groupe à résoudre les problèmes, à analyser les données, à identifier les causes profondes des problèmes et à documenter les recommandations d'amélioration des processus.