Un système comptable précis est l'un des éléments les plus critiques du bon fonctionnement d'une boulangerie. Lorsque vous configurez votre système, l'une des premières questions auxquelles vous devez répondre est de savoir quelle méthode comptable vous utiliserez. L'Internal Revenue Service reconnaît deux méthodes comptables principales, quel que soit le type d'entreprise: la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice. La principale différence entre eux est de savoir comment et quand les revenus et les dépenses sont déclarés.
Montre moi l'argent
Selon la comptabilité de caisse, vous n'enregistrez pas les revenus et les dépenses tant qu'ils ne sont pas réellement reçus ou payés. L'IRS clarifie cela en expliquant que le revenu est considéré comme reçu lorsqu'il est dans votre compte et que vous pouvez l'utiliser sans restriction. Par exemple, lorsque vous vendez une douzaine de beignets et que votre client paie avec un chèque, vous devez enregistrer le revenu même si vous n'encaissez pas le chèque tout de suite. De même, lorsque vous payez votre livraison de farine, vous devez enregistrer cette dépense lorsque vous rédigez le chèque, même si vous ne l'envoyez pas tout de suite.
Inconvénients de la méthode de trésorerie
À première vue, il peut sembler que la comptabilité de caisse est la voie à suivre pour une boulangerie. C'est simple, direct et probablement ce à quoi vous êtes habitué dans votre vie personnelle. Cela présente cependant certains inconvénients dans un contexte commercial. La base de caisse ne montre pas toujours une représentation précise de la façon dont votre boulangerie se porte. Si vous avez des clients qui vous achètent des produits de boulangerie selon des conditions de vente de 30 jours - comme un traiteur, par exemple - vous ne pouvez pas compter ces ventes tant que vous n'avez pas le chèque en main. Cela peut également compliquer la comptabilité des stocks, ce qu'une boulangerie a presque toujours.
The Big Picture
Selon la méthode de la comptabilité d'exercice, les boulangeries enregistrent les revenus et les dépenses lorsqu'ils sont gagnés ou engagés, quel que soit le moment où ils sont réellement reçus ou payés. Si un client achète 12 douzaines de petits pains et que vous le facturez, vous devez reconnaître ce revenu lorsqu'il prend livraison. La comptabilité d'exercice exige que vous enregistriez la vente et le revenu qui en résulte même s'il ne paiera pas pendant un autre mois. De même, lorsque votre boulangerie reçoit un envoi de farine et de sucre, vous enregistrez la dépense immédiatement même si vous n'écrivez pas le chèque pendant un mois. L'idée principale ici est de vous aider à faire correspondre le revenu d'une année donnée avec les dépenses engagées pour le gagner. Cela vous donne également une idée plus précise de l'emplacement de votre boulangerie, car vous voyez une image actualisée des finances de votre boulangerie.
Le diable est dans l'inventaire
Bien que l'IRS ne vous oblige pas spécifiquement à utiliser une méthode plutôt qu'une autre, la plupart des boulangeries devront utiliser la comptabilité d'exercice. La principale raison en est l'inventaire. Par exemple, si votre fournisseur vous facture les ingrédients que vous utilisez, comme la farine, les épices, le lait, etc., la méthode de paiement ne vous permettra pas de les enregistrer ou de les inscrire dans votre inventaire tant que vous n'aurez pas émis le chèque. Cela peut rendre difficile le suivi de la situation financière de votre boulangerie et compliquer le temps des impôts. Pour cette raison, vous devriez envisager de consulter un professionnel de la comptabilité pour obtenir des conseils qualifiés et vous aider à mettre en place les livres de votre boulangerie.