Les signatures valident un document en montrant que vous l'avez endossé manuellement avec votre signature écrite ou numérique. Microsoft Word 2013 n'ajoutera pas automatiquement votre signature à tous les documents, car la signature d'un document ne devrait avoir lieu que lorsque vous confirmez personnellement qu'il est complet. De plus, l'ajout d'une signature numérique finalise le document pour empêcher toute nouvelle édition. Cependant, vous pouvez configurer Word pour ajouter des signatures avec un minimum d'effort de votre part.
Ajout de signatures numériques
Votre document doit être enregistré avant de pouvoir ajouter une signature numérique. Une fois enregistré, vous pouvez cliquer sur "Fichier | Info | Protéger le document | Ajouter une signature numérique" pour ouvrir la boîte de dialogue Signer. Cliquez sur "Signer" pour ajouter votre signature et rendre le document en lecture seule. Cette boîte de dialogue vous permet également de définir un type d'engagement, tel que «Créé et approuvé ce document», l'objectif de sa signature et des informations supplémentaires sur le signataire.
Utilisation de la correction automatique pour ajouter des signatures
Après avoir ajouté manuellement une signature à un document, mettez en surbrillance le fichier image et tout texte pertinent qui l'entoure. Cliquez sur "Fichier | Options | Vérification | Options de correction automatique". Entrez une phrase de raccourci dans le champ "Remplacer" et cliquez sur "OK". Cette phrase ne doit pas être un vrai mot; à la place, utilisez quelque chose comme «addig». Une fois configuré, chaque fois que vous tapez cette phrase, votre signature est automatiquement entrée dans le document. Cette méthode ne convertit pas le document au format en lecture seule, de sorte qu'une modification ultérieure peut avoir lieu. Cependant, vous pouvez cliquer sur "Fichier | Info | Protéger le document | Marquer comme final" pour le rendre en lecture seule.