Lorsqu'une entreprise opère sous un nom autre que son nom légal, on parle de nom «faisant des affaires en tant que», ou DBA. Ces noms sont également appelés noms commerciaux fictifs, noms commerciaux ou noms d'emprunt. L'enregistrement des DBA est généralement une fonction au niveau du comté, bien que vous puissiez obtenir ou modifier un nom de DBA pour votre petite entreprise par le biais d'une agence d'État. Cependant, la procédure de modification du nom d'un DBA varie quelque peu d'une juridiction à une autre. Si vous décidez de modifier un DBA existant, vous devez suivre un processus en deux étapes. Tout d'abord, vous devez déposer le changement de nom officiel auprès de l'agence gouvernementale appropriée. Deuxièmement, vous devez informer vos clients et mettre à jour vos comptes et documents bancaires.
Modifier un DBA
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Effectuez une recherche par nom pour déterminer si le nouveau DBA que vous souhaitez utiliser est disponible. Lorsque vous enregistrez le nom, personne d'autre ne peut l'utiliser, du moins dans le comté d'enregistrement. Pour la même raison, vous ne pouvez pas utiliser un DBA déjà utilisé. De nombreux gouvernements d’États maintiennent des bases de données de noms d’entreprise en ligne consultables. Vous pouvez trouver une liste des agences d'État sur le site Web de la US Small Business Administration. S'il n'y a pas de liste pour votre état, contactez le bureau du greffier de votre comté. Les bureaux du greffier du comté tiennent à jour des listes de noms de DBA en usage dans le comté.
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Obtenez le formulaire requis pour déposer un changement de nom DBA. C'est ce qu'on appelle souvent un amendement au formulaire d'enregistrement de nom DBA. Vous pouvez obtenir une copie du formulaire auprès du bureau du greffier de votre comté, bien que de nombreux gouvernements d'État et de comté aient des versions téléchargeables disponibles en ligne. Dans certaines juridictions, vous pouvez remplir et déposer le formulaire en ligne.
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Remplissez le formulaire DBA avec les informations demandées. Vous aurez besoin de votre ancien nom DBA et de la date à laquelle vous l'avez enregistré ainsi que de l'adresse de l'entreprise dans le comté. Si vous faites des affaires dans plus d'un comté, vous souhaiterez peut-être changer le nom du DBA dans chaque comté, car votre droit à l'utilisation exclusive du nom ne peut pas s'étendre en dehors du comté où l'entreprise est située.
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Suivez les instructions pour soumettre le formulaire en envoyant une copie imprimée ou en le déposant en ligne si cette option est disponible. Joignez un chèque ou un mandat-poste pour les frais. Pour les soumissions en ligne, vous aurez besoin d'une carte de crédit ou de débit.
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Publiez un avis de changement de nom DBA dans un journal local si la loi de votre état ou de votre comté vous oblige à le faire. Dans certaines juridictions, vous devez publier un enregistrement ou une modification DBA pendant plusieurs semaines consécutives. Une fois l'avis paru, déposez des copies tirées du journal avec le bureau du greffier du comté.
Mise à jour des informations
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Apportez une copie de votre enregistrement de nom DBA modifié à votre banque. L'un des avantages de l'utilisation d'un nom DBA est que vous pouvez accepter les chèques libellés au nom DBA en paiement de biens et de services. Cependant, lorsque vous modifiez un nom de DBA, votre banque ne traitera pas les paiements sous le nouveau nom tant que vous ne leur aurez pas fourni une copie de l'enregistrement modifié.
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Informez vos clients du changement de nom DBA. Vous pouvez publier ces informations sur le site de votre entreprise et sur votre site Web. Utiliser des e-mails ou des listes de diffusion régulières pour envoyer des avis de modification est une autre façon d'informer vos clients. Vous pouvez également ajouter un avis de changement de nom aux publicités.
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Mettez à jour les panneaux physiques et votre site Web avec le nouveau nom DBA. Vous devrez également changer le nom du DBA sur tous les en-têtes, cartes de visite et documents tels que les bons de commande et les factures.