Les procès-verbaux des réunions sont un compte rendu officiel de ce qui a été accompli lors d'une réunion particulière. Contrairement à un enregistrement sur bande, qui reflète ce qui a été dit lors d'une réunion, les procès-verbaux sont destinés à enregistrer uniquement les choses qui ont été faites lors d'une réunion. Si vous dirigez une société S, la loi ne vous oblige pas à tenir un procès-verbal de réunion. Cependant, ils peuvent être un bon moyen d'enregistrer les progrès de votre entreprise vers l'atteinte des objectifs de l'entreprise. Les procès-verbaux peuvent également être utiles comme enregistrement juridique des activités de l'entreprise en cas de procès ou de contrôle fiscal.
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Obtenez une copie de l'ordre du jour de la réunion à l'avance. Avoir l'ordre du jour à l'avance vous permet de comprendre le déroulement et la structure de la réunion et vous met dans une meilleure position pour prendre des notes précises.
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Notez les faits administratifs de la réunion. En guise d'introduction au procès-verbal de la réunion, la procédure parlementaire standard exige la notation de certains faits concernant la réunion. Incluez le nom de l'organisation, l'heure et le lieu de la réunion et si la réunion était régulière ou spéciale. Le procès-verbal doit également inclure les noms des personnes présentes, en particulier le président et le responsable du procès-verbal. Pour une société S, il est possible que le président et le gardien du procès-verbal soient une seule et même personne, car les sociétés S ne sont généralement pas très grandes.
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Créez un plan pour votre compte rendu basé sur l'ordre du jour de la réunion. Les procès-verbaux que vous conservez pour votre société S doivent suivre l'ordre du jour de la réunion, alors faites une puce pour chaque point de l'ordre du jour, puis laissez un espace vide où vous pouvez écrire le procès-verbal réel.
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Enregistrez les actions prises sur le procès-verbal de la réunion précédente. L’approbation ou la modification du procès-verbal de la réunion précédente est l’un des premiers axes de travail d’une réunion ordinaire.
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Enregistrez chaque mouvement et toutes les actions entreprises. Le nom de toute personne présentant une motion lors de la réunion doit être enregistré, ainsi que le résultat de la motion, comme l'approbation ou le refus. S'il y a un vote, le décompte des votes doit également être inclus.
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Énumérez tous les avis donnés lors de la réunion.
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Enregistrez les rappels au Règlement et les appels. Un rappel au Règlement est une pause dans l'ordre du jour d'une réunion provoquée par une éventuelle rupture du règlement de la procédure parlementaire. En règle générale, le président de la réunion est appelé à résoudre tout rappel au Règlement ou appel. Si le président de la réunion donne des raisons pour des décisions, celles-ci doivent être communiquées.
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Joindre au procès-verbal tout rapport présenté au cours de la réunion. Notez dans le procès-verbal si des rapports sont joints.
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Notez l'heure d'ajournement de la réunion.
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Soumettez le procès-verbal pour approbation officielle. En règle générale, les procès-verbaux sont approuvés lors de la réunion ordinaire suivante.
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Placez une copie du procès-verbal officiellement approuvé dans le dossier de l'entreprise.