Une société est tenue par la loi d'avoir un conseil d'administration. Un conseil d'administration est un groupe de personnes élues pour représenter les actionnaires et assumer la responsabilité de la direction générale et de la gestion de l'organisation. La loi varie d'un État à l'autre quant à la fréquence à laquelle une réunion du conseil d'administration doit être tenue; cependant, la plupart ont lieu au moins une fois par an. Une réunion du conseil d'administration peut également être convoquée lorsque des décisions importantes sont nécessaires. À moins que l'organisation ne soit très petite, la plupart des réunions du conseil d'administration se déroulent selon la procédure parlementaire.
Lois et procédures
De nombreux États exigent qu'une réunion du conseil d'administration soit annoncée un certain nombre de jours à l'avance, et un quorum est requis pour tenir une réunion valide, selon le site Web de The Business Advisor. Parce qu'une réunion du conseil d'administration peut impliquer un grand nombre de personnes, beaucoup sont conduites selon des règles reconnues de procédure parlementaire pour éviter la confusion ou l'inefficacité. Les règles de Robert sont une norme largement acceptée qui établit des règles uniformes pour des choses telles que la présentation de demandes, la présentation et le vote de motions. L'éthique générale des Robert's Rules et d'autres systèmes similaires est de donner à chacun une audition équitable et de ne voter qu'après un examen délibéré de tous les points de vue.
Ordre du jour et procès-verbaux
Une réunion du conseil d'administration peut être exigée par les statuts de l'organisation pour avoir un ordre du jour spécifique avant la convocation de la réunion, et les sociétés sont souvent tenues par la loi de tenir des procès-verbaux, ou des notes écrites, des décisions importantes prises lors des réunions du conseil. Ces exigences, si elles ne sont pas respectées, peuvent entraîner une réunion longue ou controversée et, dans le cas de décisions non documentées, peuvent exposer les membres responsables du conseil d'administration à des problèmes juridiques. Le procès-verbal doit enregistrer toutes les résolutions adoptées et doit être signé par le dirigeant d'entreprise autorisé approprié, selon The Business Advisor.
Commandement
Une réunion du conseil d'administration doit être dirigée par le président ou un membre du conseil ayant une expérience du sujet traité. Le parlementaire professionnel agréé Stran Trout recommande que, si la réunion est importante, vous ayez un parlementaire inscrit ou accrédité, qui n'est pas membre de votre organisation, pour vous aider à la diriger. Il est important d'avoir un leader diligent pour adhérer à l'ordre du jour et impartial dans la reconnaissance des points de vue divergents. Le leader devrait essayer de mobiliser tous les membres du conseil tout en maintenant la réunion dans les délais spécifiés.
Statuts spécifiques
Les organisations ont souvent des règlements régissant leurs propres réunions de conseil d'administration, et ceux-ci doivent être respectés. Les statuts pourraient spécifier un nombre minimum de réunions, que des réunions doivent être tenues lors de certains événements, qui est qualifié pour convoquer une réunion du conseil d'administration et si certaines mesures peuvent être prises par le conseil d'administration sans réunion.