L'une des fonctions commerciales les plus élémentaires est la gestion de l'argent entrant dans l'entreprise à la suite de l'activité de vente. L'entreprise doit mettre en place des comptes pour les clients afin de structurer les paiements et de se demander s'il faut émettre du crédit et à qui. Il doit collecter l'argent des clients qui ont effectué des achats, et il doit rapprocher la facturation et les fonds reçus. Toutes ces activités nécessitent des politiques pour leur donner une orientation et des procédures pour spécifier la manière dont les employés les exécutent.
Contexte
Les entreprises doivent trouver un équilibre entre l'accélération du recouvrement des comptes clients et la possibilité de gagner des clients en émettant des crédits et en mettant en place des conditions de paiement faciles. Les petites entreprises ont souvent elles-mêmes un accès limité au crédit et peuvent devoir dépendre du paiement rapide des encours. Les politiques de l'entreprise définissent les objectifs et le cadre des fonctions des comptes clients du point de vue de ces limitations. Les problèmes de qualité entraînent souvent des retards de paiement et l'entreprise doit tenir compte de la satisfaction du client dans les procédures de recouvrement.
Gérer la facturation
La première étape de la mise en œuvre d'un système de comptes débiteurs consiste à élaborer des politiques et des procédures de facturation. Une entreprise peut accélérer le recouvrement en émettant des factures dès que la vente est terminée. Les politiques internes doivent préciser quand le service commercial doit déclarer les ventes et quand le service comptable doit émettre la facture. Les procédures détaillent ce que le rapport de vente doit inclure, comment le préparer et où l'envoyer. Les procédures comptables donnent les détails de la préparation des factures, de la vérification, de la saisie des données dans le logiciel comptable et de l'envoi des factures.
Gérer son crédit
À moins que les clients ne paient toujours à l'avance, ils reçoivent généralement un crédit, du moins jusqu'au paiement de leurs factures. Les clients qui reçoivent un crédit doivent avoir des comptes pour lesquels l'entreprise a effectué une vérification de crédit et dont elle surveille le paiement rapide. Les politiques de l'entreprise spécifient quels clients peuvent ouvrir des comptes, quel type de processus d'approbation de crédit appliquer et les normes de crédit requises. Les procédures détaillent les informations de compte requises des clients, qui effectue la vérification de crédit et comment. Les procédures de gestion de compte donnent des détails sur le suivi des performances de paiement et sur la manière de suspendre le crédit si nécessaire.
Recouvrement des créances
La dernière étape du fonctionnement d'un système de comptes débiteurs consiste à recouvrer les sommes dues le plus rapidement possible. Si une entreprise opère dans un secteur où le paiement en 30 jours est la norme, elle peut offrir des remises ou des incitations pour un paiement anticipé. Des rappels réguliers aux clients ayant des comptes en souffrance sont un outil efficace. Les politiques spécifient les conditions de paiement standard, les remises éventuelles et un calendrier de rappels ainsi que les conséquences en cas de retard de paiement. Les procédures de recouvrement détaillent le suivi des paiements, la saisie des reçus dans le système comptable, l'envoi de rappels en cas de retard de paiement et le lancement d'actions de recouvrement supplémentaires.