La comptabilité et la tenue de livres sont des fonctions essentielles pour une entreprise de toute taille. Les lois des États exigent que les sociétés tiennent au moins une réunion annuelle du conseil d'administration, et les états financiers présentés à cette réunion proviennent des registres comptables de l'entreprise. La direction dépend également d'informations précises pour déterminer les performances de l'entreprise et pour décider si des changements sont nécessaires pour les opérations de l'entreprise. Un système comptable doit être adapté à la société en question pour être aussi simple ou compliqué que nécessaire, mais les bases de la tenue de registres restent les mêmes.
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Rassemblez et saisissez tous vos documents pour toute transaction effectuée avec votre société. Cela comprend toutes les ventes, ainsi que les dépenses payées en espèces ou par chèque. Conservez les reçus de carte de crédit. Chaque vente peut être documentée séparément ou collectivement, en fonction du nombre de transactions. Un commerce de détail effectuant des centaines de transactions par jour peut saisir chacune de ces transactions dans une caisse enregistreuse et utiliser les totaux à la fin de la journée.
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Enregistrez régulièrement toutes les transactions dans vos grands livres d'entreprise. Plus votre entreprise effectue de transactions, plus vous souhaitez enregistrer des transactions. Chaque transaction est validée avec deux écritures sous deux comptes séparés, également appelée comptabilité en partie double. Conservez chaque grand livre pour chaque compte dans sa propre section d'un livre grand livre, ou dans son propre livre si vous enregistrez un certain nombre de transactions différentes par jour. Les entreprises utilisant la méthode de la comptabilité de caisse enregistrent les transactions lorsque l'argent est payé ou reçu; les entreprises basées sur la comptabilité d'exercice enregistrent toutes les transactions au fur et à mesure qu'elles se produisent.
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Générez des états financiers périodiques. Le compte de résultat est généré à partir d'un résumé de tous les comptes temporaires, les soldes des comptes de dépenses étant soustraits des soldes de revenus pour montrer le bénéfice de l'entreprise. Le bilan présente les totaux de tous les comptes permanents: actif, passif et capitaux propres. Dressez la liste des soldes de chacun de ces comptes à la fin de la période comptable.
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Fermez les livres financiers de la période comptable. En termes simples, le total des revenus est ajouté au compte de capitaux propres de l'actionnaire, généralement dans un sous-compte appelé bénéfices non répartis. Chacun des comptes de revenus et de dépenses peut être réinitialisé à un solde nul et est maintenant prêt à capturer les données du mois suivant. Les comptes du bilan conservent leurs soldes intacts pour le mois suivant, car ils seront le point de départ des calculs du mois prochain.