Que vous soyez propriétaire unique ou que vous ayez de nombreux employés, le suivi de chaque processus métier est souvent un jeu de chiffres. Pour simplifier ce processus, utilisez les modèles de grand livre de Microsoft Excel. Au lieu de registres papier, qui peuvent être compliqués et difficiles à lire, un registre Excel vous permet de personnaliser complètement vos codes et catégories, et de réutiliser les formulaires année après année. Les modèles de grand livre d'Excel sont déjà configurés pour vous, vous pouvez donc entrer directement dans le processus de saisie des données et disposer d'enregistrements faciles à examiner et à comparer.
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Ouvrez Microsoft Excel, cliquez sur l'onglet «Fichier», puis choisissez le lien «Nouveau». Lorsque la fenêtre Modèles disponibles apparaît, tapez «ledger» dans la zone de recherche, puis cliquez sur le bouton fléché. Excel n'a pas de bouton dans la fenêtre Modèles disponibles pour sa collection de modèles de grand livre, mais il les propose. Faites défiler les formulaires du grand livre commercial qui apparaissent à la suite de la recherche et double-cliquez sur celui qui correspond le mieux à vos besoins. Après quelques instants de téléchargement, le grand livre apparaît dans une nouvelle fenêtre Excel.
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Passez en revue le texte du modèle, qui peut contenir un espace réservé ou des mots génériques que vous devez remplacer par vos termes commerciaux préférés.
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Localisez la colonne «Code G / L» sur le modèle. Il peut s'agir de la première colonne ou de la colonne la plus à gauche de la grille. Si vous préférez un terme ou une apparence différent, tel que «Code GL» au lieu de «Code G / L», cliquez dans la cellule et tapez sur le texte de l'espace réservé.
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Cliquez dans la première cellule de la colonne «Code G / L», qui peut être «1», «100» ou «1,000 XNUMX» selon le modèle. Remplacez le code par le code avec lequel vous souhaitez démarrer le grand livre.
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Appuyez sur la touche «Entrée» pour passer à la cellule sous la cellule actuelle, puis modifiez le code G / L selon les besoins. Répétez cette étape jusqu'à ce que tous les codes du modèle correspondent aux termes du grand livre requis.
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Passez à la colonne suivante et cliquez dans la cellule à droite du premier code G / L. Remplacez le terme d'espace réservé, qui peut dire «Marketing», «Ressources humaines» ou un nom de produit, par celui qui correspond au code G / L. Appuyez sur "Entrée" pour passer à la cellule ci-dessous et faire correspondre cette cellule avec le code G / L à sa gauche. Continuez à appuyer sur «Entrée» pour modifier les termes de la colonne. Il devrait y avoir un terme pour chaque code G / L.
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Parcourez la grille en saisissant l'argent déjà dépensé pour chaque code G / L, l'argent budgété et l'argent restant. Selon votre modèle, ces colonnes peuvent être remplies automatiquement pour vous. Remplissez la ligne de chaque code G / L.
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Vérifiez le haut ou le bas du modèle pour tout texte d'espace réservé supplémentaire. Il peut y avoir un endroit pour entrer le nom de votre entreprise, l'année du grand livre ou d'autres informations.
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Cliquez sur le menu "Fichier" et sélectionnez "Enregistrer sous". Entrez le nom du fichier du grand livre, puis cliquez sur le bouton «Enregistrer».