La clé pour donner un briefing réussi est de le garder précis, concis et clair. Bien que l'objectif puisse être similaire à une présentation ou à un discours, le format lui-même est différent. Tout comme dans d'autres types de communication orale, cependant, un briefing réussi se concentre sur le public. Si les informations fournies lors d'un briefing sont importantes, le plus important est qu'elles évoquent la réponse souhaitée.
Meilleures pratiques générales
Connaissez votre sujet et comprenez parfaitement les objectifs de la conduite du briefing. Contrairement à un discours, qui est le plus souvent planifié jusqu'au dernier mot, un briefing réussi est le plus souvent prononcé de manière improvisée. Un plan bien organisé ou quelques notes stratégiques et des informations complémentaires, telles que quelques diapositives simples mais très pertinentes ou des documents destinés au public, sont tout ce que vous devez emporter avec vous au lutrin ou au podium.
Donner un briefing organisé
Un briefing réussi a un début, un corps et une fin distincts. Commencez le briefing en présentant un aperçu général des informations que vous êtes sur le point de présenter. Une bonne idée est de simplement référencer les principaux points de votre présentation. Le corps du briefing doit faire référence aux objectifs dans l'ordre présenté dans ce schéma. Organisez les principaux points de chaque objectif dans un format et un ordre logique spécifiés, par exemple par ordre chronologique, en utilisant un format de cause à effet ou une organisation thématique. La fin devrait consister en un bref résumé des informations qui viennent d'être présentées. Assurez-vous de remercier le public d'avoir écouté avant de conclure le briefing.
Établir une présence dominante
Le contact visuel, les mouvements du corps et la voix sont des éléments cruciaux pour un briefing réussi. Ne regardez pas par-dessus la tête du public ou entre les membres du public, mais maintenez plutôt un contact visuel direct comme vous le feriez lors d'une conversation normale. Recherchez et accordez l'attention la plus directe aux membres de haut niveau de l'auditoire, mais si possible, essayez de prêter au moins une certaine attention à chaque membre de l'auditoire. Une position stable et des gestes naturels de la main sont importants, car la plupart des briefings sont dispensés derrière un lutrin ou un podium. Parlez clairement et clairement pour que vos paroles soient faciles à comprendre. De plus, faites varier le rythme, le volume, la force et la hauteur de votre voix et de la diffusion.
Répondre aux questions du public
Une dernière séance de questions et réponses est une caractéristique distinctive d'un briefing réussi. Demandez des commentaires et soyez prêt à répondre à diverses questions. Bien que vous puissiez probablement anticiper certaines des questions les plus courantes, d'autres peuvent sembler sortir de nulle part. Si vous ne pouvez pas répondre immédiatement à une question, dites-le et donnez un délai pour y répondre. Parlez avec assurance, gardez les réponses brèves et ne soyez pas évasif même face à une question difficile ou négative.