Dans le contexte des petites entreprises, un schéma de processus - ou organigramme - fournit une vue d'ensemble d'un processus métier. Un organigramme affiche les diverses tâches requises pour terminer un processus, indique que les tâches transforment les entrées en sorties et décrit globalement le flux d'informations, de documents et de matériaux tout au long du processus. Surtout, un organigramme indique également les décisions commerciales qui doivent être prises à chaque étape d'un processus. L'un des moyens les plus simples de créer le contour d'un organigramme consiste à utiliser Microsoft Word, le traitement de texte populaire qui fait partie de la suite Microsoft Office.
Créer un plan d'organigramme
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Créez un nouveau document Word dans le dossier où vous souhaitez créer votre plan d'organigramme en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un espace vide dans le dossier et en sélectionnant «Nouveau», puis «Microsoft Word» dans les menus déroulants. Renommez le nouveau document en un nom significatif - quelque chose de plus significatif que «Nouveau document Microsoft Word» - et double-cliquez sur le nouveau nom pour ouvrir le document.
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Dans le menu «Affichage», sélectionnez «Barres d'outils» puis «Dessin» pour afficher la barre d'outils Dessin. Dans la barre d'outils Dessin, sélectionnez «Formes automatiques», puis «Organigramme» pour afficher toutes les formes d'organigramme disponibles. Pour obtenir la description d'une forme particulière, placez le pointeur de la souris sur la forme.
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Pour insérer une forme d'organigramme dans votre document, cliquez sur une forme, déplacez le pointeur de la souris vers la position dans votre document où vous souhaitez l'insérer et cliquez à nouveau. Pour créer un schéma d'organigramme efficace, vous devez vous familiariser avec les formes utilisées par convention pour les tâches, les décisions et d'autres éléments de votre organigramme. Par convention, les tâches sont représentées par des rectangles et les décisions sont représentées par des losanges, mais toutes les formes d'organigramme sont clairement étiquetées pour vous aider.
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Une fois que vous avez décidé des principales étapes d'un processus, insérez une forme d'organigramme pour chaque étape, en descendant la page plutôt qu'en travers. Pour ajouter du texte à une forme d'organigramme - pour décrire de manière concise la tâche ou la décision qu'elle représente - cliquez avec le bouton droit de la souris sur la forme, sélectionnez «Ajouter du texte» et saisissez votre texte. Si le texte est trop grand ou trop long pour la forme, réduisez la taille de la police en sélectionnant le texte et en sélectionnant une taille en points plus petite dans la zone «Taille de la police». Vous pouvez également redimensionner la forme en cliquant dessus et en faisant glisser les poignées de dimensionnement qui apparaissent.
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Pour connecter vos formes d'organigramme ensemble, sélectionnez «Formes automatiques», puis «Connecteurs» dans la barre d'outils Dessin et sélectionnez le connecteur souhaité; pour commencer, vous souhaiterez probablement simplement utiliser le connecteur intitulé «Connecteur droit». Cliquez sur le contour de la première forme que vous souhaitez connecter, puis sur le contour de la deuxième forme que vous souhaitez connecter pour enclencher le connecteur en place entre eux.