De nombreuses petites entreprises emploient un petit nombre d'employés qui travaillent de manière informelle pour effectuer le travail de l'entreprise. Cette structure informelle fonctionne généralement jusqu'à ce qu'un changement se produise, comme de nouveaux employés, des changements dans les responsabilités ou la croissance de l'entreprise. Les propriétaires de petites entreprises découvrent souvent l'importance de la structure organisationnelle lorsque l'incertitude survient au sujet des responsabilités et de la supervision. L'organigramme est une représentation graphique du flux de commandement de l'entreprise. En commençant par le président de l'entreprise, l'organigramme hiérarchique se divise verticalement et horizontalement pour montrer les relations et peut servir d'outil pour les décisions de dotation.
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Obtenez des descriptions de poste pour tous les postes de l'entreprise avec des informations sur les départements affectés, les superviseurs et les relations hiérarchiques. Les noms réels des employés peuvent être ajoutés au graphique une fois le graphique terminé. Si les descriptions de poste ne sont pas disponibles, faites une liste des postes en fonction des opérations en cours.
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Imprimez un organigramme vierge que vous pouvez remplir lorsque vous consultez la liste des employés. Remplissez le tableau sur l'ordinateur si cela vous est plus facile. Vous pouvez également trouver utile de simplement dessiner un organigramme au fur et à mesure que vous développez les relations hiérarchiques et que vous remplissez les titres. Ce graphique vierge n'est qu'un outil pour vous aider à visualiser la structure et à effectuer des révisions.
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Ajoutez le titre du président ou du propriétaire de l'entreprise en haut de l'organigramme. La boîte pour le chef d'entreprise est souvent la seule boîte au plus haut niveau. Si votre entreprise a plus d'un président et que chacun a une autorité égale, ajoutez les cases nécessaires à ce niveau.
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Remplissez le titre de l'assistant qui relève directement du président. Ce poste pourrait être un gestionnaire de bureau. Cette boîte de position est sur le côté et connectée uniquement à la boîte du président.
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Insérez des titres au deuxième niveau du graphique pour les postes qui relèvent directement du chef de l'entreprise. Dans une petite entreprise, ce niveau peut être juste un poste. Peut-être que votre entreprise a un directeur qui rend compte directement au président ou à deux vice-présidents qui sont responsables des opérations et des ventes.
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Énumérez le troisième niveau de postes qui relèvent directement du deuxième niveau. Chaque nom doit relever de la position à laquelle il rend compte. Par exemple, le vendeur relève du vice-président ou du directeur des ventes et le comptable relève du vice-président ou du directeur des opérations.
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Ajoutez des niveaux et des positions supplémentaires au besoin. Votre organigramme doit comporter autant de niveaux qu'il y a de relations de supervision ou de services dans votre entreprise. Votre organigramme peut avoir une seule colonne de cases pour refléter que la commande circule directement du haut vers le bas. Un graphique aussi simple peut encore fournir la base de la croissance, car une entreprise ajoute plus de postes et les relations deviennent plus complexes.
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Comparez l'organigramme aux descriptions de poste et aux relations et responsabilités de supervision réelles des employés existants et ajustez jusqu'à ce qu'il y ait accord.