Vous pouvez exporter les contacts créés dans Microsoft Excel vers Outlook 2010 et utiliser cette liste dans la fonctionnalité de publipostage en masse pour atteindre tout le monde à la fois; Le publipostage personnalisera ces e-mails afin que vos destinataires voient leur nom dans votre message d'accueil. Excel 2010 et Outlook 2010 n'ont pas la possibilité de créer le document que vous utilisez pour effectuer un publipostage, vous utiliserez donc Word 2010 pendant le processus.
Exportation depuis Excel
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Mettez en forme votre liste de contacts Excel pour qu'elle contienne des descriptions de colonnes telles que «Nom», «Adresse e-mail» et «Nom de l'entreprise». Outlook a besoin de ces descriptions pour formater correctement les contacts lorsque vous importez la liste.
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Cliquez sur l'onglet "Fichier", puis sur "Enregistrer sous". Ouvrez le menu déroulant à côté de «Enregistrer en tant que type» et sélectionnez «CSV (délimité par des virgules)» dans la liste.
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Donnez un nom à votre fichier et cliquez sur "Enregistrer". Vous pouvez fermer Excel après avoir enregistré le fichier CSV.
Importer des contacts
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Ouvrez Outlook et cliquez sur le menu «Affichage». Cliquez sur «Liste des dossiers» pour ouvrir une liste de vos dossiers. Vous allez créer un nouveau dossier de contacts ici pour faciliter le processus de publipostage.
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Cliquez avec le bouton droit sur votre dossier «Contacts», puis cliquez sur «Nouveau dossier». Nommez votre nouveau dossier, puis cliquez sur "OK". La création d'un nouveau dossier vous aidera à cibler le publipostage uniquement sur vos nouveaux contacts.
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Cliquez sur le bouton «Mail», puis sur l'onglet «Fichier».
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Cliquez sur "Ouvrir" dans ce menu, puis sur "Importer". Cette procédure ouvre l'assistant d'importation pour ajouter vos contacts à partir du fichier Excel.
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Localisez votre fichier CSV et double-cliquez dessus. Une liste d'options apparaîtra; choisissez la sélection la plus pertinente. Si vous n'êtes pas sûr de vos contacts existants, cliquez sur "Autoriser les doublons" pour éviter de perdre des informations de votre fichier CSV.
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Cliquez sur le nouveau dossier de contacts que vous venez de créer, puis sur «Suivant» pour indiquer à Outlook où ajouter vos nouveaux contacts.
Exécution de votre publipostage
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Cliquez sur le bouton «Contacts» ou appuyez sur Ctrl-3. Sélectionnez les contacts que vous souhaitez envoyer par e-mail. Vous pouvez sélectionner le dossier que vous avez créé pour vos contacts récemment importés pour sélectionner tous ces nouveaux contacts.
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Cliquez sur l'onglet "Accueil" dans Outlook, puis cliquez sur le bouton "Fusion et publipostage". Le bouton Fusion et publipostage se trouve dans le groupe Actions.
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Cliquez sur «Tous les contacts dans la vue actuelle» sous l'en-tête Contacts. Pour le type de document, sélectionnez «Lettres types» et pour l'option de fusion, sélectionnez «E-mail». Écrivez votre ligne d'objet dans la case sous la ligne d'objet du message.
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Cliquez sur OK." Outlook 2010 utilise Word pour sa fonction de publipostage, Word démarre donc. Attendez que Word ait complètement chargé le nouveau document et ait ouvert le ruban Mailings.
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Créez votre document de publipostage. Word 2010 a des boutons qui vous permettent d'insérer les différentes parties qui changeront pour chaque destinataire, comme un bouton de ligne de salutation et un bouton de blocage d'adresse.
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Prévisualisez votre document en appuyant sur le bouton «Aperçu des résultats».
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Cliquez sur «Terminer et fusionner», puis sélectionnez «Envoyer des messages électroniques» pour finaliser votre document et préparer l'envoi de vos e-mails.
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Cliquez sur «OK» dans la nouvelle fenêtre de dialogue pour terminer la fusion. Lorsque vous cliquez sur «OK», Outlook commence à envoyer vos e-mails.