Le publipostage est une fonctionnalité prise en charge dans la suite Microsoft Office et vous pouvez l'utiliser pour envoyer plusieurs e-mails à partir de Microsoft Word à l'aide d'un classeur Excel. Le classeur doit contenir des données pour chaque champ que vous souhaitez personnaliser. Par exemple, vous pouvez ajouter le nom, le titre, l'affiliation à l'entreprise et l'adresse e-mail dans une lettre type pour la personnaliser pour chaque destinataire. Utilisez des en-têtes clairement étiquetés sur vos colonnes Excel pour simplifier la fusion des e-mails. Une fois que vous avez terminé le publipostage, les e-mails seront envoyés à partir de votre boîte aux lettres Outlook.
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Ouvrez un classeur Excel contenant les noms et autres données d'identification que vous souhaitez utiliser dans votre courrier électronique. Assurez-vous que la feuille de calcul comprend une colonne pour les adresses e-mail de vos destinataires si elle n'est pas déjà présente.
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Ouvrez Microsoft Word et tapez votre lettre type. À l'endroit où vous souhaitez insérer des données personnalisées, tapez «<>» et remplacez «nom de la colonne Excel» par le nom réel de la colonne. Par exemple, saisissez <> pour remplacer «Cher <>» par «Cher Jessica».
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Cliquez sur l'onglet "Publipostage", choisissez "Démarrer le publipostage" et cliquez sur "E-mail".
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Cliquez sur "Sélectionner les destinataires" dans l'onglet affiché. Choisissez «Utiliser la liste existante» et sélectionnez l'ensemble de données Excel que vous souhaitez utiliser.
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Cliquez sur "Aperçu des résultats" sur l'onglet Mailings. Inspectez au moins quelques-uns des e-mails que le publipostage enverra pour vérifier que tous les champs de fusion sont correctement remplis.
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Appuyez sur "Terminer et fusionner" dans l'onglet Mailings pour envoyer les e-mails. Les messages apparaîtront dans votre dossier Courrier envoyé dans Outlook.