L'un des avantages de la collecte de vos données professionnelles avec des formulaires PDF est la sécurité - contrairement aux formulaires Excel ou HTML, par exemple, les formulaires PDF sont plus difficiles à modifier, car vous avez besoin d'un programme spécial avec des capacités d'édition PDF. Cependant, l'avantage a un coût: Access ne peut pas importer directement les données de formulaire PDF, comme il le peut à partir d'Excel et d'autres sources. Utilisez Adobe Reader et Excel comme solution à ce problème. La capacité du lecteur à exporter du texte et la capacité d'Excel à convertir du texte en données de tableau vous permettent de convertir des formulaires PDF en un classeur Excel qu'Access peut importer.
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Ouvrez un formulaire rempli dans Adobe Reader. Ce formulaire PDF doit avoir des étiquettes de champ à gauche et des champs remplis à droite. Cliquez sur l'élément "Enregistrer sous un autre" du menu "Fichier". Cliquez sur l'élément "Texte", puis entrez un nom de fichier dans la boîte de dialogue qui s'affiche. Cliquez sur "Enregistrer" pour enregistrer le formulaire sous forme de texte.
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Ouvrez le fichier texte exporté dans Excel. Excel affiche la boîte de dialogue Assistant d'importation de texte.
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Cliquez sur l'option "Délimité", puis cliquez sur le bouton "Suivant". Cochez uniquement la case "Autre", tout en laissant les cases à cocher restantes décochées. Tapez un caractère ")" dans le contrôle de zone de texte Autre. Adobe Reader ajoute ce caractère aux étiquettes de champ, ce qui permet de distinguer facilement les étiquettes des données du formulaire.
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Cliquez sur le bouton "Terminer" pour importer les étiquettes et les données du formulaire PDF dans un nouveau classeur. Bien que les étiquettes de champ soient séparées des données du formulaire, elles se trouvent à gauche de ces données. Ils doivent être au-dessus des données avant qu'Access puisse importer le formulaire.
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Sélectionnez les étiquettes de champ et les données importées, puis appuyez sur "Ctrl-C" pour copier la sélection dans le presse-papiers. Créez un nouveau classeur, puis cliquez sur la commande "Collage spécial" de l'onglet Accueil.
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Cliquez sur la case à cocher "Transposer" de la boîte de dialogue Collage spécial. La transposition transforme les en-têtes de ligne, tels que ceux de votre formulaire importé, en en-têtes de colonne. Cliquez sur "OK" pour effectuer la transposition. Cette étape de transposition est la raison pour laquelle vous devez d'abord importer votre formulaire dans Excel, plutôt que de l'importer directement dans Access.
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Enregistrez le classeur, puis ouvrez Access. Cliquez sur le bouton "Excel" de l'onglet Données externes pour afficher une boîte de dialogue pour l'importation de données. Cliquez sur le bouton "Parcourir", puis sélectionnez le classeur Excel. Cliquez sur "OK" sur les écrans actuel et suivant.
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Cochez la case "La première ligne contient des en-têtes", puis cliquez sur "Terminer" pour terminer l'importation des données de votre formulaire PDF.