Les entreprises mettent en place des contrôles internes pour limiter les risques. Les risques possibles incluent les pertes, les performances médiocres des contrats, la mauvaise qualité et le non-respect des réglementations. Les procédures de documentation détaillent les documents dont l'entreprise a besoin pour mettre en œuvre ses systèmes de contrôle et attribuer la responsabilité des tâches et des actions. Les petites entreprises nécessitent généralement moins de documentation ou de contrôles que les opérations plus importantes, car chaque employé exerce plusieurs fonctions et les responsabilités sont plus claires. Des procédures de documentation efficaces se traduisant par un minimum de contrôles efficaces peuvent donner aux petites entreprises un avantage concurrentiel.
Organisation
La base d'un contrôle interne efficace est un organigramme qui comprend des descriptions de poste. Les procédures de documentation doivent préciser que les descriptions de poste détaillent clairement les tâches et les responsabilités de chaque poste dans l'entreprise. Les procédures de documentation attribuent la responsabilité de la préparation et de la mise à jour de l'organigramme et de la manière dont l'entreprise utilise l'organigramme. En règle générale, les employés reçoivent une copie avec des détails sur leur poste et leur description de poste lorsqu'ils commencent à travailler.
Les politiques et les procédures
Les procédures de documentation spécifient généralement qu'un manuel de l'employé doit contenir toute la documentation pertinente sur les politiques et les procédures. Ils détaillent ce que le manuel doit inclure, qui est responsable de la rédaction et de la mise à jour des politiques et procédures, et comment l'entreprise les communique aux employés. Les procédures de documentation spécifient généralement que les employés reçoivent une copie du manuel lorsqu'ils commencent à travailler, signent qu'ils l'ont reçu et acceptent de se conformer aux politiques et procédures. Ils reçoivent des mises à jour au fur et à mesure qu'elles se produisent.
Autorisations et approbations
Les organigrammes documentés et les manuels des employés constituent la base des contrôles internes, mais ils doivent contenir les mesures de contrôle proprement dites. Les procédures de documentation détaillent ces mesures. Ils décrivent des documents qui répertorient les employés qui peuvent prendre des décisions et qui peuvent approuver les dépenses. Chacun de ces documents doit spécifier exactement ce que l'employé peut autoriser ou approuver, quelle forme l'approbation ou l'autorisation prendra et les limites. Un exemple typique est qu'un employé particulier est autorisé à approuver un achat jusqu'à 10,000 XNUMX $ en paraphant la demande correspondante.
Documentation à l'appui
Des systèmes de contrôle interne solides s'appuient sur des documents justificatifs pour détailler la base des décisions. Les procédures de documentation précisent quelles décisions nécessitent des pièces justificatives et détaillent leur nature. Par exemple, une approbation de commande d'achat peut nécessiter une demande. La procédure de documentation spécifie qu'un employé doit préparer une demande avant de demander l'approbation d'un bon de commande, et elle détaille les informations que la demande doit contenir.
Compte rendu
Un élément clé du contrôle interne est le reporting des informations importantes de l'entreprise. Les procédures de documentation renforcent le contrôle interne en précisant quelles informations ces rapports doivent inclure, qui est responsable de leur préparation et qui recevra les rapports. Certains rapports contiennent des informations confidentielles et la procédure de documentation doit préciser quels rapports sont sensibles et détailler les mesures de sécurité correspondantes.
Réconciliation
Même dans les petites entreprises, les procédures de documentation aboutissent à divers documents qui ont des sources indépendantes. Une méthode efficace pour vérifier leur exactitude consiste à établir un rapprochement entre des données comparables provenant de différents auteurs. La procédure de documentation doit spécifier quel rapprochement doit avoir lieu et qui est responsable de son exécution. Il doit détailler une méthode pour traiter les écarts et attribuer la responsabilité de les résoudre.