Si pour aucune autre raison, vous devez produire vos reçus de manière ordonnée pour soulager une partie de la panique du temps de préparation des déclarations de revenus. Il est également utile de savoir ce que vous avez dépensé par catégorie afin que vous puissiez évaluer si vous respectez votre budget ou non. Un système de classement pour une petite entreprise ne prend que quelques minutes à installer et des fournitures limitées: vous aurez besoin de dossiers, de fichiers, d'un stylo et d'un classeur.
Commencer
Déposez les reçus au fur et à mesure qu'ils arrivent plutôt que d'attendre pour faire l'équivalent d'un mois de reçus à la fois. Si le but du reçu n'est pas évident, notez à quoi il servait dès que vous le recevez. Par exemple, s'il s'agit d'un déjeuner d'affaires, notez le nom du client et l'objectif commercial du déjeuner - une visite de vente, par exemple.
Trier par type de dépense
Séparez les reçus par type de dépense. Par exemple, tous les reçus de fournitures de bureau vont dans une pile, toutes les dépenses de télécommunications dans une autre. La plupart des logiciels de comptabilité vous offrent une variété de comptes avec des codes. Vous pouvez également ajouter vos propres codes et comptes. Lorsque vous saisissez la dépense dans le système comptable, écrivez le code sur le reçu. De cette façon, vous savez qu'il a été saisi.
Dossiers et fichiers
Les dossiers vont à l'intérieur des fichiers et les fichiers sont suspendus sur le bord intérieur du classeur. Étiquetez les fichiers avec le type de dépense, comme les télécommunications. Étiquetez chaque dossier du fichier avec le sous-ensemble de la dépense, comme l'accès Internet, le téléphone portable, la tablette ou le téléphone fixe et l'année.
Chronologique
Mettez le reçu dans le bon dossier dans l'ordre chronologique, soit avec les dépenses les plus récentes au début du dossier ou à l'arrière. Cela n'a pas d'importance tant que vous êtes cohérent dans tous les dossiers. Mettez les dossiers dans le fichier approprié.
Enveloppes
Si votre entreprise est très petite ou si vous n'avez pas beaucoup de reçus, utilisez une enveloppe pour chaque type de dépense plutôt que des fichiers et des dossiers. Conservez les reçus par ordre chronologique dans chaque enveloppe. Mettez les enveloppes dans un fichier accordéon.
Fin de l'année
À la fin de l'année, supprimez les dossiers des fichiers et conservez-les dans un endroit sûr. Vous aurez besoin des reçus si l'Internal Revenue Service décide de vérifier votre entreprise. Configurez de nouveaux fichiers et dossiers pour la nouvelle année.