Les statuts définissent la forme et la fonction internes d'une entreprise. Outre les statuts, ce sont les documents les plus importants que vous rédigerez lors de la création de votre entreprise. Les bons statuts expliquent la structure de direction de l'entreprise et la relation avec les actionnaires, et ils anticipent les questions et les conflits dans la gouvernance de l'entreprise. Les statuts que vous établissez contrôleront l'évolution de votre entreprise et pourraient finir par survivre ou éclipser votre rôle de fondateur, alors écrivez-les pour durer.
Informations générales
Les statuts se composent d '«articles» individuels qui couvrent un sujet spécifique. Les premiers articles doivent couvrir des informations générales décrivant le caractère de votre entreprise. Rédigez le premier article avec des sections qui identifient le nom de votre entreprise, son type d'organisation - société à responsabilité limitée, société en commandite ou société en commandite - et ses principaux produits ou modèle commercial. Un autre article devrait expliquer la procédure de modification des statuts à l'avenir. Un troisième article énonce les conditions d'adhésion et les cotisations de votre entreprise, le cas échéant, ou déclare que l'adhésion est ouverte à tous.
Structure de direction exécutive
Ensuite, vous devez expliquer la structure de direction de votre entreprise. Tout d'abord, rédigez un article établissant le leadership exécutif. Identifiez spécifiquement chaque bureau de l'entreprise. Précisez les titres complets des agents et les responsabilités qu'ils doivent assumer pour rester en règle dans ce bureau. Précisez leurs mandats ou notez qu'ils peuvent rester en fonction indéfiniment. Notez explicitement la relation hiérarchique entre chaque bureau, afin que chacun comprenne qui relève de qui. Établissez les procédures correctes pour un agent quittant ce bureau et pour que l'entreprise installe un remplaçant. Mentionnez dans quelle mesure les membres de la direction seront indemnisés des conséquences néfastes de leur performance au travail. Si votre entreprise a besoin d'une prise de décision basée sur le consensus au niveau de la direction, rédigez un article décrivant comment cela fonctionnera. Si votre entreprise a des comités permanents, rédigez un article expliquant les noms, les objectifs, la composition, les pouvoirs, les conditions d'adhésion et les procédures de vacance et de remplissage des sièges de ces comités.
Conseil d'administration et actionnaires
Rédigez un article établissant le conseil d'administration de votre entreprise. Dans la plupart des entreprises, le conseil d'administration exerce un contrôle suprême sur l'organisation, au-dessus même de la direction exécutive. En règle générale, le conseil se compose de cadres supérieurs, d'actionnaires seniors et parfois de chefs de file du secteur extérieurs à l'entreprise. Expliquez qui peut siéger au conseil, quelles sont les conditions d'adhésion et comment les membres peuvent entrer et sortir du conseil. Précisez les conditions de convocation d'une réunion du conseil et le type de quorum requis par le conseil aux fins du vote. Précisez quand les réunions régulières du conseil auront lieu; la plupart des entreprises exigent au moins une réunion annuelle, annoncée à l'avance. Ensuite, rédigez un article établissant le rôle des actionnaires dans votre entreprise. Expliquez le type d'actions que votre entreprise proposera, les limites de son capital-actions et les droits et responsabilités des actionnaires.
Préoccupations d'ordre juridique
Vos statuts doivent couvrir deux préoccupations juridiques fondamentales. Premièrement, ils doivent se conformer aux lois locales, étatiques et fédérales. Et tout ce qui n'est pas couvert dans vos statuts revient automatiquement à la loi applicable. Écrivez un article expliquant cela. Deuxièmement, vos statuts serviront de principal document juridique d'orientation lorsque des différends surviennent au sein de la direction exécutive, au conseil d'administration, entre les actionnaires ou entre l'un de ces groupes. Vos statuts doivent être aussi minutieux que possible pour anticiper ces problèmes et décrire leur résolution. Cela rendra les futurs litiges beaucoup plus clairs et moins onéreux pour toutes les parties.