Un comité des statuts à but non lucratif est responsable de la création et de la mise à jour des statuts de l'organisation, qui sont l'ensemble des règles qui guident ses opérations et activités. Les règlements administratifs comprennent le nombre d'administrateurs que l'organisation devrait avoir, les rôles et responsabilités des administrateurs ainsi que le nombre et la fréquence des réunions du conseil. Les statuts décrivent généralement brièvement ou simplement font référence à d'autres politiques et procédures, telles que les politiques de recrutement et de conflit d'intérêts. Si l'organisation a des employés rémunérés, les statuts peuvent également énumérer les postes rémunérés qui existent dans l'organisation et les pratiques de rémunération pour chaque poste.
Préparer les statuts
Le comité des statuts est chargé de rassembler toutes les informations nécessaires à la rédaction des statuts. Les membres du comité effectuent généralement des recherches sur les statuts d'autres organisations à but non lucratif de la région ainsi que sur les organisations qui font le même type de travail. Cela fournit une référence à la fois pour l'industrie et pour la région, donnant au comité une idée du fonctionnement des autres organisations. Le comité rassemble également toutes les politiques et procédures organisationnelles existantes pour inclusion ou référence dans les statuts. Là où les politiques n'existent pas, le comité rédige un libellé pour aborder la question avant l'approbation du conseil.
Obtenir l'approbation
Le conseil d'administration de l'organisation approuve généralement les statuts à la majorité lors d'une réunion officielle du conseil à laquelle un quorum d'administrateurs est présent. Le comité des statuts distribue le projet de règlement avant la réunion pour donner aux administrateurs le temps de le lire et de poser des questions. Si les administrateurs ont besoin de changements importants ou de réponses, le comité peut se réunir pour compiler sa réponse et publier un nouveau projet. Le chef du comité des statuts est généralement un membre du conseil ayant un rôle de gouvernance, qui dépose le projet de règlement final à la réunion du conseil pour acceptation. Une fois que le conseil a approuvé les statuts, les organisations exigent généralement la présentation de la version finale lors d'une réunion plénière des membres pour ratification et adoption.
Tâches de mise en œuvre
Une fois les statuts approuvés et adoptés par l'organisation, le comité des statuts met des copies à disposition dans tous les domaines où les affaires de l'organisation se déroulent. Pour les organisations à personnel rémunéré, le comité fournit à la direction les statuts et les oblige à appliquer les sections pertinentes aux descriptions de poste des employés. Les politiques et procédures référencées dans les statuts doivent être mises en œuvre dans les domaines où elles s'appliquent, comme les politiques d'embauche et de rémunération pour le recrutement du personnel.
Gérer les mises à jour
Le comité des statuts prend note des mises à jour nécessaires tout au long de l'année et crée régulièrement des projets révisés, soit lorsqu'un certain nombre de mises à jour et de changements sont nécessaires, soit avant l'assemblée générale annuelle de l'organisation. Le comité suit le même processus pour les mises à jour que pour le projet original en retravaillant le libellé si nécessaire, en diffusant la version révisée et en la déposant pour approbation lors d'une réunion du conseil. Les règlements administratifs devraient spécifier si l'approbation du conseil est suffisante pour des changements mineurs, ou si les règlements révisés exigent l'adoption des membres avant de mettre en œuvre les changements.