Qu'il s'agisse d'un incendie déclenché par une cigarette lancée par négligence ou d'un bâtiment démoli par un ouragan, les dommages physiques peuvent signifier la fin de votre entreprise ou être un choc temporaire sur la route, en fonction de votre planification en cas de catastrophe. La création de procédures pour minimiser les effets et se remettre d'un événement d'origine humaine ou naturel tourne autour de la préparation, de la communication et de la documentation.
Liste des scénarios
La première étape de la création d'un plan de reprise après sinistre consiste à répertorier les catastrophes possibles qui pourraient gravement nuire à votre entreprise. Cela peut inclure un incendie, un ouragan, une inondation, une tornade, un tremblement de terre, une fusillade, un vol, un piratage informatique ou un tireur. Préparez des mesures de sécurité pour aider à surveiller les catastrophes météorologiques potentielles et pour prévenir des événements tels que le vol, le piratage ou un tireur.
Documentation des actifs
Une fois que vous avez examiné les catastrophes potentielles, répertoriez les actifs que vous aurez du mal à remplacer, tels que les données informatiques, les documents papier tels que les contrats signés, les machines clés, l'inventaire et les fournisseurs nécessaires pour servir les clients afin de les conserver en tant que clients. Travaillez avec votre fournisseur d'assurance pour souscrire toutes les couvertures nécessaires et suivez ses directives de protection des actifs pour vous assurer de pouvoir remplacer rapidement des éléments tels que le matériel et les fournitures de bureau, les ordinateurs, les espaces de bureau, les bâtiments, les machines et les véhicules. Renseignez-vous auprès de votre fournisseur sur les programmes d'assistance aux entreprises en cas de catastrophe dont il a connaissance. La US Small Business Association recommande de répartir vos actifs dans les domaines suivants: capital humain, infrastructure, information, partenariats public / privé et communications.
Plan pré-événement
Discutez des mesures que vous prendrez lors de catastrophes prévisibles, comme un incident météorologique, ou de celles qui détruisent des données ou nuisent à des personnes, mais ne ferment pas votre établissement. Disposer de méthodes pour appeler la police, évacuer les employés et protéger les biens importants. Développer un moyen de communiquer avec les employés et les clients pendant et après un incident et une évacuation. Créez un plan de sauvegarde des données qui sauvegarde vos ordinateurs hors site chaque nuit et fait des copies de documents papier pour le stockage hors site. Examinez votre situation de trésorerie à différents moments de l'année et calculez combien de temps vous pouvez survivre à la fermeture de vos portes sans avoir à fermer définitivement. Par exemple, si les catastrophes météorologiques se produisent le plus souvent au printemps dans votre région, déterminez combien de temps vous pourriez survivre sans payer les employés, remplir les commandes des clients et générer des revenus en cas de nivellement de votre bâtiment.
Réponse post-événement
Créez les étapes pour redémarrer votre entreprise immédiatement après une catastrophe. Attribuez des tâches spécifiques à des individus ou à des groupes. Les tâches peuvent inclure la prise de contact avec votre assureur; rencontre avec un propriétaire d'immeuble ou un bailleur; contacter les fournisseurs, les vendeurs, les clients, les employés et les médias; l'achat, la location ou la location d'actifs endommagés; aider les employés avec des problèmes personnels et remplacer ceux qui ne peuvent pas revenir. Contactez les clients et les médias pour leur faire connaître l'état de votre redémarrage. Dans certains cas, vous ne pourrez peut-être pas vous remettre d'une catastrophe, surtout si vous perdez définitivement des employés, des clients et des ventes. Mettez en place une stratégie de sortie pour minimiser vos pertes si vous devez fermer définitivement votre entreprise.