La portée du projet de votre entreprise implique la stratégie et les étapes nécessaires à la création d'un produit. La portée de votre projet est vulnérable aux problèmes de budgétisation, de production et de circonstances imprévues. Si vous ne réduisez pas les inconvénients de la portée de votre projet, votre entreprise risque de ne pas réussir à créer le nouveau produit, ce qui fait perdre du temps aux employés et aux ressources de l'entreprise.
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Identifiez les inconvénients que pourrait rencontrer la portée de votre projet. Vous ne pouvez pas supposer que tout le monde connaît les problèmes et les inconvénients possibles qui pourraient affecter la portée de votre projet. De plus, certains membres de votre équipe peuvent penser à des inconvénients de la portée du projet que d'autres ne le font pas. Demandez à chaque membre de l'équipe d'écrire ses réflexions sur les inconvénients potentiels du projet. Une fois que tout le monde a écrit une liste des inconvénients, compilez la liste sur un tableau blanc ou un document afin que tout le monde puisse les voir.
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Classez la probabilité que chaque désavantage se produise et concentrez-vous sur les désavantages les plus probables. Les membres de votre équipe dresseront probablement une longue liste détaillée des inconvénients du projet, mais seuls quelques-uns d'entre eux sont susceptibles d'affecter votre travail de manière significative. Par exemple, les limitations de temps et de coût peuvent constituer des menaces importantes pour la portée de votre projet. Si vous savez que le temps presse, faites-en une priorité absolue sur votre liste des inconvénients.
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Faites un plan pour gérer et réduire chaque inconvénient. Par exemple, si vous savez que vous n'avez pas beaucoup de temps pour terminer un projet, discutez avec les membres de votre équipe de la façon d'accomplir plus de travail dans un laps de temps plus court. Peut-être que chaque membre de l'équipe devrait avoir plus d'une tâche sur laquelle se concentrer pour gagner du temps. Si le budget de votre projet est serré, trouvez des moyens d'économiser de l'argent à chaque phase de la portée du projet. Vous pouvez également définir des déclencheurs spécifiques qui mettent en œuvre vos plans pour réduire les inconvénients. Par exemple, si le budget de votre projet descend en dessous d'un certain point, vous pouvez adopter des mesures d'urgence de réduction des coûts.
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Désignez un membre de l'équipe pour qu'il se concentre sur les inconvénients de la portée du projet. Le membre de l'équipe sert de suivi constant de l'avancement de votre projet. Le membre de l'équipe peut analyser la portée du projet à différents moments du projet pour s'assurer que vous parvenez à contrer les inconvénients. Par exemple, si le projet manque d'argent, le membre de l'équipe peut demander à tenir une réunion et discuter du problème avec d'autres membres de l'équipe.