Les entreprises qui travaillent pour les clients sont responsables de la réalisation des projets dans le respect du budget et des délais. Souvent, il y a un nombre fixe d'heures assignées aux tâches sur chaque projet, et un chef d'équipe doit s'assurer que son équipe s'en tient à ces heures, tout en complétant le projet dans le nombre de jours alloués. Il existe un moyen efficace de planifier et de gérer des travaux urgents à l'aide de Microsoft Word et Outlook.
Création du calendrier de production
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Ouvrez Microsoft Word et créez un nouveau document.
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Créez un tableau avec deux colonnes et autant de lignes qu'il y a de tâches dans le projet. Dans Microsoft Word 2008 et les versions plus récentes, la fonctionnalité de tableau se trouve dans le menu Insertion.
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Dans la colonne de gauche, indiquez la date à laquelle une tâche doit être terminée.
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Dans la colonne de droite, décrivez la tâche à effectuer, qui est affecté et combien d'heures ils ont pour l'exécution. Par exemple, «Dave (2 heures) pour créer un dossier de projet» ou «Sarah (6 heures) pour créer de nouveaux graphiques».
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Répétez les deux étapes précédentes pour chaque tâche à terminer.
Partager et maintenir le calendrier de production
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Envoyez le calendrier complet par e-mail à toute l'équipe du projet. Demandez aux membres de l'équipe de revoir le calendrier et de poser toutes les questions qu'ils ont à l'avance sur les conflits ou préoccupations potentiels.
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En fonction de la chronologie du projet, au début de chaque jour ou chaque semaine, copiez et collez les tâches de cette période dans le corps d'un e-mail. Envoyez-le par e-mail à l'équipe de projet pour lui rappeler ce qui doit être terminé.
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Tous les jours, accédez au calendrier Microsoft Word d'origine. À l'aide de la fonction de police barrée dans le menu principal d'accueil, biffez les tâches qui ont été terminées. Cela aide le chef de projet à garder un œil sur les progrès.
Planifier des rappels, des check-ins et des réunions
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Mettez en surbrillance toutes les phases du calendrier de production qui impliquent une réunion ou une échéance majeure.
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Créez un rendez-vous de calendrier Outlook pour chaque membre de l'équipe impliqué dans ces phases. Par exemple, si un concepteur doit envoyer un fichier au directeur de la création pour examen, planifiez un rappel pour le concepteur et le directeur de la création intitulé "Remettre les fichiers de conception pour examen initial".
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Si les personnes disposent de ressources pour plusieurs projets et que le temps est serré, Outlook peut être utilisé pour bloquer le temps sur leurs horaires afin qu'ils ne soient pas affectés à d'autres réunions. Par exemple, le chef de projet pourrait créer un rendez-vous d'une journée pour un ingénieur intitulé «Réviser et finaliser les spécifications pour le transfert du client».