Si vous offrez à vos employés des vacances et des congés de maladie, vous devez élaborer une politique écrite de l'entreprise pour vous assurer que le temps est utilisé comme prévu. Les lignes directrices devraient inclure la façon dont les vacances et les congés de maladie sont accumulés, les taux d'accumulation et les conditions d'admissibilité. Vous avez également besoin d'un système de suivi qui vous permet, à vous ou à vos gestionnaires, de planifier correctement les congés des employés.
Utilisez votre feuille de calcul
L'utilisation d'une feuille de calcul pour suivre les vacances et les congés de maladie est peu coûteuse. Cela peut prendre du temps, car il repose sur une saisie manuelle, mais si vous n'avez pas beaucoup d'employés, cette alternative devrait fonctionner correctement. Pour créer un modèle, créez des lignes pour les dates de début et de fin de la période de paie en haut de la page. Ensuite, écrivez les en-têtes de colonne pour «Solde de départ», «Utilisé» et «Solde de fin». En dessous, créez un en-tête de colonne pour "Nom de l'employé". Dans la même ligne, sous Solde de départ, Solde utilisé et Solde de fin, écrivez des sous-titres distincts pour "Vacances" et "Malade". Tapez les soldes de départ de chaque employé dans les colonnes respectives. Pour chaque période de paie, inscrivez le temps passé dans la colonne «Utilisé» correspondante. Entrez les formules appropriées afin que la feuille de calcul puisse suivre les soldes changeants.
Paie et système RH
Vous pouvez également surveiller les vacances et les congés de maladie via un logiciel de paie et de ressources humaines. Cette méthode est efficace si vous traitez votre paie ou administrez vos fonctions de ressources humaines en interne au lieu d'externaliser ces tâches. Dans ce cas, vous avez besoin d'un logiciel qui active les fonctions de temps et de présence, de traitement de la paie et de ressources humaines. Après avoir traité et clôturé la paie pour chaque période de paie, le système met à jour les dossiers de vacances et de maladie des employés. Vous pouvez également générer et imprimer des rapports personnalisés.
Logiciel de suivi des congés
Si vous n'avez pas besoin d'acheter un logiciel de paie ou de ressources humaines, vous pouvez envisager d'acheter un programme de suivi des congés. Il s'agit d'un système autonome qui vous permet de surveiller les vacances et les congés de maladie et de générer et d'imprimer des rapports personnalisés. Certains systèmes de congé ont un portail en libre-service, où les employés peuvent rapidement soumettre des demandes de vacances et de congés de maladie à leurs gestionnaires pour approbation. Des fonctionnalités supplémentaires peuvent inclure un annuaire d'entreprise permettant aux employés de se retrouver et une application permettant aux responsables de voir les demandes de congé en attente et approuvées.
Suivre pour sauver les maux de tête
Un mauvais suivi peut conduire les employés à avoir des soldes négatifs et à être payés pour des congés qu'ils n'ont pas. Cela peut également amener les gestionnaires à planifier des congés de manière incorrecte, ce qui peut perturber le flux opérationnel de leur service. En fonction de la législation de l'État ou de la politique de l'entreprise, vous devrez peut-être payer les vacances non utilisées lorsqu'un employé se termine. Pour garantir un paiement correct, vous avez besoin d'un système de suivi fiable.