La méthode de la comptabilité de caisse et la méthode de la comptabilité d'exercice sont deux façons de traiter les transactions de vente. La méthode de la comptabilité de caisse enregistre une vente lors de l'échange d'espèces. La méthode de la comptabilité d'exercice traite une vente sans recevoir d'argent, ce qui génère une créance. La méthode de la comptabilité de caisse reflète fidèlement l'encaisse mais donne une image trompeuse de la rentabilité à long terme. La méthode de la comptabilité d'exercice suit le flux naturel des revenus et des dettes de l'entreprise, mais peut ne pas donner une image précise des réserves de trésorerie. Les entreprises mom and pop utilisent généralement la méthode de la comptabilité de caisse, tandis que les grandes entreprises dont les ventes annuelles dépassent 5 millions de dollars sont plus susceptibles d'utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice.
Méthode de paiement
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Établissez des procédures pour augmenter les ventes soit à l'aide d'une caisse enregistreuse, soit d'un stylo et de papier. Si vous ne possédez pas de caisse enregistreuse, procurez-vous un livre de reçus de caisse dans une papeterie locale. La commodité d'utiliser une caisse enregistreuse est que la plupart des achats détaillent et impriment automatiquement un reçu de vente client.
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Entrez le montant des articles achetés dans votre caisse enregistreuse pour traiter la transaction de vente. Si vous utilisez un livre de reçus de caisse, soyez aussi précis que possible en ce qui concerne l'achat, en énumérant les articles achetés, la quantité et le montant. Une fois que vous avez reçu le paiement du client, déchirez une copie du reçu de vente et remettez-la-lui pour ses archives.
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Faites le total de vos ventes de la journée et saisissez le montant dans le grand livre de votre entreprise. En faire une routine quotidienne vous évite de vous brouiller quand vient le temps de clôturer vos livres pour la période de reporting de votre entreprise et vous facilitera la tâche avec votre comptable ou votre comptable.
Méthode d'accumulation
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Établissez vos conditions de paiement pour l'entreprise. Votre critère de paiement est ce que vous décidez être le mieux pour votre entreprise, comme facturer un paiement initial avec le reste dû une fois que vous avez terminé le service ou livré un produit final. C'est typique, en particulier si vous engagez des frais pour commencer à travailler sur la commande du client.
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Confirmez la commande de votre client. Dans la méthode de la comptabilité d'exercice, une vente n'est pas une vente tant que vous n'avez pas confirmé la commande, effectué une livraison ou fourni des services au client.
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Créez une facture et envoyez-la à votre client pour traiter la transaction de vente. La facture doit fournir suffisamment de détails au client, y compris la date, le détail de tous les services ou produits achetés et vos conditions de paiement.
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Enregistrez la vente dans vos registres comptables. Si vous utilisez un stylo et du papier, entrez le montant des ventes dans le grand livre de votre entreprise.