Les réceptionnistes médicaux travaillent à la réception des cabinets médicaux pour répondre au téléphone, accueillir les patients et gérer les communications écrites et électroniques. Les réceptionnistes de cabinet médical diffèrent des réceptionnistes non médicaux parce qu'ils doivent traiter avec des patients plutôt qu'avec des clients. Grâce à des méthodes de formation efficaces, les réceptionnistes des cabinets médicaux développent les compétences nécessaires pour faire face à l'atmosphère chargée dans laquelle ils travaillent.
Formation formelle
La majeure partie de la formation de la réceptionniste du cabinet médical se fait sur le chantier, mais certains employeurs peuvent exiger que les réceptionnistes obtiennent une formation formelle avant l'embauche. Cela implique de compléter un diplôme d'associé de deux ans ou un programme de certificat d'un an dans un collège communautaire ou une école technique. Les cours comprennent la terminologie médicale, le codage de l'assurance médicale et les procédures du cabinet médical. Si le médecin procède régulièrement à des entrevues, la réceptionniste peut avoir besoin d'une formation supplémentaire sur la façon de traiter les demandes des médias et les entrevues.
Nommer un formateur
Un directeur de cabinet médical est généralement chargé de former les réceptionnistes médicaux. Le directeur accomplit cela en demandant à la réceptionniste médicale nouvellement embauchée de rencontrer les médecins, les infirmières et les autres membres du personnel et de faire le tour du bâtiment. Le gestionnaire prépare également un manuel de formation écrit expliquant les politiques, les procédures, l'étiquette, l'historique et les attentes professionnelles du cabinet médical, qui est remis à la nouvelle réceptionniste. Le gestionnaire peut s'asseoir avec le nouvel employé pour examiner le manuel ou le faire lire à son gré.
Établir le rôle de la réceptionniste
Dans les paramètres des politiques et procédures du bureau, le directeur du cabinet médical devrait définir le rôle de la réceptionniste médicale. Le chef de bureau forme l'employé en lui indiquant les différents types de patients qu'il rencontrera, tels que les personnes âgées malades ou malentendantes et les patients en colère. Les gestionnaires expliquent d'autres priorités, telles que le classement des dossiers médicaux, l'enregistrement des paiements dans l'ordinateur et la réduction des messages vocaux et des appels téléphoniques personnels. Le directeur du bureau peut également fournir une liste d'autres médecins, de sorte que les patients sont dirigés vers d'autres médecins si un rendez-vous n'est pas disponible.
Tenir des réunions régulières
Le chef de bureau et le personnel peuvent planifier des réunions hebdomadaires ou mensuelles avec la réceptionniste pour renforcer la formation avec de la littérature ou des présentations visuelles, identifier les problèmes et élaborer un plan pour remédier aux lacunes. Les nouveaux réceptionnistes ont tendance à se sentir dépassés ou désemparés pendant le premier mois d'emploi. Les gestionnaires de bureau doivent rassurer leurs employés sur le fait que ces sentiments se dissiperont à mesure qu'ils acquerront de l'expérience au travail. Les gestionnaires de bureau peuvent également affecter un autre réceptionniste médical au bureau pour agir comme mentor du nouvel employé.