Fonctions du service des comptes fournisseurs

Les services des comptes fournisseurs font souvent plus que simplement payer les factures entrantes et les factures. Dans une entreprise plus grande, les employés des comptes fournisseurs sont souvent responsables uniquement des comptes fournisseurs des finances, tandis que dans une petite entreprise, les responsabilités des comptes fournisseurs et des comptes clients sont souvent combinées. Bien que la taille d'une entreprise détermine en fin de compte le rôle que jouent les comptes fournisseurs, la plupart remplissent au moins trois fonctions de base en plus du paiement des factures.

Paiements du fournisseur

Le traitement des factures entrantes et le paiement des fournisseurs de l'entreprise sont une fonction des comptes fournisseurs à laquelle la plupart des gens pensent en premier. A / P organise et tient à jour les coordonnées des fournisseurs, les conditions de paiement et les informations W-9 de l'Internal Revenue Service, soit manuellement, soit à l'aide d'une base de données informatique. Les contrôles internes déterminent si le processus A / P commence par un bon de commande pré-approuvé ou si les comptes fournisseurs vérifient les achats après qu'un achat est effectué. Les paiements des fournisseurs incluent également les rapports d'analyse du vieillissement de fin de mois qui indiquent aux propriétaires d'entreprise et à l'équipe de direction combien l'entreprise doit actuellement aux fournisseurs.

Paiements internes

Les comptes fournisseurs fonctionnent souvent en interne pour distribuer les remboursements internes, contrôler et administrer la petite caisse et contrôler la distribution des certificats d'exonération de la taxe de vente. Les frais de remboursement internes suivent des procédures de contrôle commercial qui obligent les employés à produire un rapport de journal manuel, des reçus ou les deux pour justifier les demandes de remboursement. La petite caisse est généralement utilisée pour de petites dépenses telles que les frais postaux divers, les fournitures de bureau ou un déjeuner de réunion d'entreprise. Les comptes fournisseurs maintiennent souvent une fourniture de certificats d'exonération de la taxe de vente qu'il délivre aux chefs de service pour s'assurer que les achats professionnels admissibles n'incluent pas les frais de taxe de vente.

Frais de déplacement professionnel

Les grandes entreprises ou les entreprises dans lesquelles le propriétaire se déplace fréquemment peuvent ajouter des responsabilités de gestion des voyages et de paiement à la fonction des comptes fournisseurs. Les responsabilités en matière de gestion des voyages peuvent inclure la réservation préalable d'une compagnie aérienne, d'une location de voiture et d'un hôtel. Si les contrôles internes permettent des paiements anticipés de voyage, les comptes fournisseurs traitent les demandes et distribuent des fonds pour couvrir les frais de voyage. Au retour du voyageur, les comptes fournisseurs seraient alors responsables du règlement des fonds distribués par rapport aux fonds réellement dépensés ou du traitement des demandes de remboursement de voyage.

Autres fonctions

Le service des comptes fournisseurs fonctionne également pour réduire les coûts en prêtant attention aux détails qui peuvent faire économiser de l'argent à l'entreprise lorsque, par exemple, une facture est payée dans la période de remise que de nombreux fournisseurs fournissent. A / P est souvent un contact de première ligne entre l'entreprise et les représentants des fournisseurs. Par conséquent, l'établissement et le maintien de bonnes relations incombent souvent aux employés responsables des comptes fournisseurs. Des relations solides peuvent profiter à l'entreprise lorsqu'il s'agit de travailler avec des fournisseurs. Par exemple, lors d'une baisse saisonnière des ventes, une bonne relation peut conduire à un assouplissement des conditions de crédit.