S'il peut être plus pratique de contacter quelqu'un en utilisant une technologie plus moderne, comme le courrier électronique ou la messagerie texte, le téléphone reste un moyen de communication plus personnel. Bien que l'autre partie ne puisse pas voir votre visage, votre voix peut néanmoins transmettre un sentiment de professionnalisme et d'autorité. Pour vous aider à rendre l'appel professionnel le plus efficace possible, suivre quelques étapes de base peut être utile.
Préparer
Prenez un moment pour vous préparer avant de décrocher le téléphone. Notez les points clés que vous devez aborder pendant la conversation, ainsi que toutes les questions que vous devez poser. Cela servira également de plan pour vous guider tout au long de l'appel tout en gardant le contrôle de la conversation. Si possible, soyez à proximité d'un ordinateur avec une connexion Internet pour pouvoir accéder au site Web de votre entreprise ou localiser rapidement des informations.
Identifiez-vous
Identifiez-vous toujours à la personne qui répond au téléphone. Pour avoir l'air aussi professionnel que possible, indiquez votre prénom et votre nom ainsi que votre titre le cas échéant. Si votre appel sera long et que vous sentez que la personne que vous appelez est pressée par le temps ou distraite, essayez de définir un meilleur moment pour rappeler.
Identifier le but
Vous pouvez échanger des plaisanteries, comme un bref «Comment allez-vous aujourd'hui?», Mais ne vous impliquez pas dans une conversation prolongée sur les sports ou la météo, car cela peut vous distraire du but de votre appel. Énoncez le but poliment et directement, par exemple: «J'ai reçu votre e-mail ce matin et j'appelle pour faire un suivi».
Prenez le temps d'écouter
Bien que vous souhaitiez peut-être atteindre l'objectif de votre appel, assurez-vous de vous engager dans une conversation bilatérale. Donnez à l'autre partie le temps de répondre à vos points et de poser toutes les questions qu'elle pourrait avoir. Veillez à ne pas interrompre à moins que vous ne découvriez que l'autre partie s'éloigne du sujet en question. Si cela se produit, interrompez poliment en disant: "Je suis désolé de vous interrompre, mais une autre question vient de surgir dans mon esprit et je veux la poser avant d'oublier."
Revoir l'appel
Avant de raccrocher, passez en revue ce qui a été accompli pendant l'appel avec votre interlocuteur et assurez-vous que vous êtes tous les deux d'accord sur ce qui devrait se passer ensuite. Si une communication supplémentaire est requise, définissez un jour et une heure spécifiques pour un appel téléphonique de suivi ou une autre méthode de communication telle que le courrier électronique. Séparez-vous toujours sur une note agréable, même si le résultat final de l'appel est qu'une relation d'affaires ne se produira pas ou ne se poursuivra pas pour le moment. Vous voudrez peut-être revoir la relation à un moment donné dans le futur.