Rédiger correctement une lettre commerciale est un élément essentiel du maintien de relations professionnelles favorables. Si vous vous associez à une entreprise japonaise, il est essentiel de rédiger une lettre commerciale professionnelle d'une manière qui honore les nuances de la culture. Un document rédigé de manière concise et claire pourrait augmenter vos chances de conclure l'accord commercial que vous poursuivez.
Informations d'en-tête
Le nom de l'entreprise, ainsi que le nom de la personne qui reçoit la lettre, doivent apparaître dans le coin supérieur gauche du papier. Le nom de votre entreprise, ainsi que votre nom, doivent être directement en face des informations du destinataire, en haut à droite de la page.
Salutations et clôtures
Les salutations et les conclusions des lettres commerciales japonaises sont associées en fonction de la longueur et du niveau de formalité du document. Commencer la lettre commerciale par "Cher Monsieur" et la terminer par "Sincèrement" est une bonne étiquette commerciale japonaise. L'appariement japonais pour cela est "haikei" (la salutation) et "keigu" (la conclusion). Si la lettre est très courte, il convient d'entrer directement dans le corps de la lettre sans salutation, selon le livre d'Ivona Baresova, «Politeness Strategies In Cross-Cultural Perspective: Study of American and Japanese Employment Rejection Letters». Cette salutation est «zenryaku», ce qui signifie que, respectueusement, le «bavardage» de la lettre est omis. Si zenryaku n'est pas écrit dans la lettre commerciale, le document apparaîtra trop simple, ce qui est considéré comme impoli. La conclusion correspondante pour zenryaku est «soso», ce qui signifie «à la hâte».
Le corps de la lettre
Il est considéré comme poli de faire une brève référence saisonnière au début d'une lettre commerciale japonaise. Il est important d'être conscient des saisons au Japon à l'époque, afin de pouvoir faire référence correctement au froid glacial ou aux premières fleurs du printemps. Si vous contactez une entreprise japonaise pour la première fois, la phrase «貴 社 ま す ま す ご 精 栄 の こ と お 慶 び 申 し 上 げ ま す。», qui se traduit vaguement par «Nous sommes ravis et honorés de faire affaire avec votre entreprise», devrait être également inclus au début de la lettre. Il est également poli de se renseigner sur la santé ou la famille du destinataire de la lettre, surtout si le professionnel est à la tête de l'entreprise ou occupe une position élevée.
Cartes de visite
Les cartes de visite sont très appréciées dans la culture d'entreprise japonaise. Le petit document, appelé «meshi» en japonais, doit être inclus avec la lettre commerciale si vous envoyez le document et n'avez jamais fait affaire avec le destinataire. Si vous présentez le document en personne, donnez au destinataire la carte de visite à deux mains - c'est également ainsi que l'homme d'affaires japonais recevra la carte. Selon le site Web de Venture Japan, il est normal que la carte soit imprimée dans votre langue maternelle d'un côté et en japonais de l'autre. Donnez toujours la carte avec la face japonaise vers le haut.