Les manuels de procédures sont des outils utiles pour une variété de contextes d'emploi. Que les employés aient besoin de savoir comment utiliser le photocopieur ou comment suivre la formation requise en matière de santé et de sécurité, un manuel de procédures peut offrir un aperçu des étapes. De nombreux employeurs conçoivent des manuels combinés «politiques et procédures», mais il est important de reconnaître la distinction: les politiques reflètent les règles, tandis que les procédures reflètent les processus et la façon de les compléter. Lors de l'élaboration d'un manuel de procédures efficace, il est essentiel de se concentrer sur la procédure elle-même et de fournir les informations qui seront plus utiles aux employés pour l'accomplir.
Qualités
Un manuel de procédures doit être simple à lire et à utiliser. Un manuel de procédures qui nécessite son propre manuel de procédures juste pour le lire n'est pas d'une grande utilité pour aucun employé. En outre, le manuel de procédures doit être cohérent dans tous les éléments, y compris le style, la conception et les informations. Un manuel de procédures est conçu pour aider les autres à accomplir une certaine tâche, il doit donc être rédigé en pensant aux lecteurs. Les processus décrits doivent être clairs et logiques, afin que tous les lecteurs puissent suivre la procédure sans difficulté.
Détails
Les manuels de procédures varieront en fonction des caractéristiques spécifiques, en fonction du type d'informations détaillées. Pour la plupart, cependant, les manuels de procédures efficaces sont ceux qui ont une mise en forme claire et cohérente afin que les lecteurs sachent comment suivre le matériel. Les paragraphes doivent commencer et se terminer sans confusion, et les lecteurs ne doivent pas se demander où une étape se termine et une autre commence. En décrivant les étapes, les rédacteurs devraient utiliser des verbes d'action forts pour s'assurer que les lecteurs savent exactement quoi faire, et ils devraient offrir des explications et des options le cas échéant. Toutes les icônes, images ou graphiques / tableaux doivent être évidents à comprendre et simples à suivre.
Style d'écriture
Le style d'écriture d'un manuel de procédures doit reposer sur un langage clair et concis. Toutes les informations procédurales doivent être exactes, et tous les acronymes doivent être clarifiés avec une explication entre parenthèses - par exemple, la «Food and Drug Administration (FDA)». Dans les manuels de procédures qui seront en circulation pendant un certain temps, évitez d'utiliser des informations spécifiques qui pourraient devenir rapidement obsolètes. Le langage technique et le jargon qui ne seront pas familiers à la plupart doivent être évités.
Conception
La conception du manuel de procédures dépendra en grande partie du type de procédure qui est décrit, mais certaines recommandations de conception s'appliquent à tous les manuels de procédures. Un bon manuel de procédures utilise beaucoup d'espace blanc. C'est-à-dire que le manuel n'est pas surchargé d'impression mais offre plutôt beaucoup d'indentations et de sauts de paragraphe pour éviter d'effrayer le lecteur. Les manuels de procédures efficaces comportent également des en-têtes et des sous-titres clairs, ainsi que toute autre étiquette et description appropriées pour de nombreux points.
Responsabilités
Les responsables de la rédaction des manuels de procédures sont également chargés de les réviser périodiquement. Si le matériel devient inutile, il doit être supprimé ou mis à jour. Si l'information n'est pas efficace pour aider les employés, le manuel devrait être révisé et amélioré. Un manuel de procédures n'est aussi utile que le travail qu'il permet aux lecteurs d'accomplir, et si le manuel ne parvient pas à le faire, le rédacteur a la responsabilité de le modifier.