Bien que les États n'imposent pas aux sociétés à responsabilité limitée d'enregistrer les procès-verbaux des réunions, les propriétaires de petites entreprises savent combien il est important de tenir des registres commerciaux détaillés. Avoir un enregistrement précis des sujets abordés lors des réunions peut rendre les réunions futures plus productives et préserver le «voile corporatif» qui protège les membres d'une LLC. Si vous manquez d'expérience dans la création de minutes, des outils logiciels existent pour rationaliser et même automatiser le processus pour vous.
Format des minutes LLC
Le format des procès-verbaux des réunions LLC doit ressembler étroitement à ceux d'une société. La première partie du procès-verbal présente les faits de la réunion - la date, l'heure et le lieu. Si une motion est présentée pendant la réunion, le procès-verbal indique qui a fait la motion, ainsi que le résultat de la motion. Les autres éléments consignés dans les procès-verbaux comprennent les votes effectués pendant la réunion et les mises à jour sur l'activité et les objectifs récents de l'entreprise. À la fin de la réunion, l'heure de l'ajournement est enregistrée et tous les membres présents signent le procès-verbal.
Outils logiciels
Les petites entreprises peuvent choisir parmi une variété de produits logiciels qui vous aident en quelques minutes. Certains, comme ComplianceLock, aident les entreprises et les SARL dans tous les aspects de la conformité, y compris les procès-verbaux de réunion, les exigences de dépôt annuel et les délais fiscaux. Le logiciel peut générer des procès-verbaux de réunion pour l'utilisateur, en remplissant les informations de l'entreprise et le texte standard. D'autres produits tels que MinuteTraq sont des produits de gestion de réunions pour les entreprises. La fonctionnalité de MinuteTraq utilise l'ordre du jour de votre réunion comme entrée pour générer un document Word contenant le compte rendu. Une saisie de données minimale est requise, car le programme remplit automatiquement autant d'informations que possible. MinuteTraq fournit un support pour d'autres documents commerciaux en plus des procès-verbaux, y compris les ordres du jour, les lettres et les mentions légales.
Services en ligne
Les applications Web telles que Rocket Lawyer, ManageMyMinutes et LegalZoom contiennent également des éléments de création de minutes. Les utilisateurs choisissent parmi les modèles disponibles et suivent les instructions d'un assistant inclus ou d'un processus de questionnaire. Ces produits fournissent aux utilisateurs un document complet à télécharger. ManageMyMinutes archive également les procès-verbaux électroniquement et inclut une fonctionnalité de calendrier pour rappeler aux utilisateurs les futures échéances de conformité.
Considérations
La tarification varie considérablement selon les outils disponibles pour créer des minutes d'entreprise. Étant donné que les états ne requièrent pas de minutes pour les SARL, tenez compte de la valeur des autres fonctionnalités incluses avec chaque logiciel lors de l'évaluation d'un achat. Bien que les outils de création de minutes soient utiles, il est possible de créer des minutes LLC sans eux en utilisant un logiciel de traitement de texte et un modèle auto-personnalisé.