Vous pouvez éviter un remaniement frénétique de fin d'année à travers la paperasse en organisant vos 1099 entrepreneurs indépendants exonérés séparément des employés de votre entreprise. La confusion associée à la détermination de qui se qualifie en tant qu'entrepreneur indépendant par rapport à qui votre entreprise traite comme des employés est quelque chose que vous ne voulez pas quitter avant la fin de l'année.
Entrepreneurs indépendants
Les entreprises qui engagent des entrepreneurs indépendants et leur paient plus de 600 $ par année civile doivent fournir un formulaire 1099 à la fin de l'année comme preuve que l'entreprise a déclaré les revenus de l'entrepreneur à l'IRS. Les informations que les entreprises utilisent pour générer les 1099 de fin d'année proviennent d'un formulaire IRS W-9, qui nécessite le nom de l'entrepreneur, la structure organisationnelle et le numéro d'identification fiscale ou le numéro de sécurité sociale. Les formulaires W-9 ne sont pas destinés aux employés de l'entreprise - les employés doivent remplir un formulaire IRS W-4.
1099 Justification
L'IRS publie des règlements qui aident les entreprises à déterminer comment déterminer le statut d'entrepreneur indépendant. Les différences entre un entrepreneur indépendant et un employé - et, par conséquent, qui remplit un W-9 par rapport à qui remplit un W-4 - résident dans trois domaines spécifiques de la relation de travail. Le type de relation entre un entrepreneur indépendant et l'entreprise ne doit pas être similaire à une relation employeur-employé. Autrement dit, l'entreprise ne fournit pas aux entrepreneurs indépendants des avantages sociaux ou des avantages étendus aux employés. L'accord financier entre les deux parties doit être strictement respecté sur une base entrepreneur-client indépendant, ce qui signifie que l'entrepreneur facture le client pour les travaux exécutés au taux habituel de l'entrepreneur indépendant ou à un taux convenu entre l'entrepreneur et l'entreprise. L'entrepreneur ne reçoit pas de paiement comme celui d'un employé et l'entreprise ne retient pas les impôts sur les paiements qu'elle effectue à l'entrepreneur. L'aspect comportemental d'une relation entrepreneur-client indépendant doit en être un de confiance dans les capacités de l'entrepreneur et l'entrepreneur doit avoir le contrôle de la manière dont elle exécute les travaux. À condition que l'entreprise et l'entrepreneur indépendant satisfassent aux critères sous trois aspects de la relation, il est justifié que l'entreprise exige un W-9 et émette un 1099 de fin d'année.
Exonéré: la masse salariale et les impôts sur le revenu
Les entrepreneurs indépendants sont exonérés de retenues à la source et l'entreprise n'est pas tenue de remettre les taxes sur la masse salariale au nom de 1099 entrepreneurs indépendants exonérés. De nombreuses entreprises ne se réfèrent pas à leurs entrepreneurs indépendants comme «exonérés 1099», car les entreprises savent généralement que si un entrepreneur indépendant n'est pas payé de la même manière qu'un employé, le bénéficiaire est exonéré de la retenue d'impôt sur le revenu ainsi que des charges sociales. paie au nom d'un employé.
Exempt: retenue de sauvegarde
En outre, les bénéficiaires de votre entreprise peuvent être considérés comme exonérés de la retenue à la source. Lorsqu'un entrepreneur est exonéré de la retenue de garantie, cela indique que vous ne retenez aucun paiement qui pourrait être assujetti à l'impôt, comme les redevances, les intérêts, les dividendes, les paiements de non-employés et d'autres paiements spécifiques énumérés sur le formulaire W-9. L'entrepreneur doit attester de la véracité des déclarations selon lesquelles il n'est pas assujetti à une retenue de réserve et est, par conséquent, un bénéficiaire exonéré.
Organisation
Bien que le terme précis «1099 exempté» ne soit pas couramment utilisé pour désigner les entrepreneurs indépendants, les termes 1099 et exemptés signifient ensemble une entreprise ou une relation de travail qui n'est pas une relation employeur-employé. Par conséquent, les factures adressées à votre entreprise par un entrepreneur indépendant doivent être traitées comme des comptes fournisseurs et non comme un compte de paie, même si l'entrepreneur exerce des fonctions similaires à celles d'un employé. Il est essentiel de faire la distinction entre les comptes créditeurs et les comptes de paie; mélanger les deux peut créer une obligation fiscale là où votre entreprise n'en a pas et peut-être négliger les impôts dont votre entreprise est réellement redevable.