En ce qui concerne la correspondance commerciale, le formel est le nom du jeu. Les lettres commerciales simples sont conçues pour aller droit au but, tout en communiquant clairement tout ce que le destinataire doit savoir. Parfois, une notation de référence est utilisée pour attirer immédiatement l'attention du lecteur sur l'essence du contenu, avant même que le corps ne commence. Les notations de référence prennent généralement quatre formes, bien qu'elles signifient généralement la même chose.
"Sujet:"
Une ligne d'objet de texte indique le contenu à suivre dans le corps de la lettre commerciale. Il est écrit comme une phrase - par exemple, "Objet: réunion éditoriale de lundi" - plutôt que comme une phrase. Ainsi, il ne nécessite pas de ponctuation à la fin.
"RÉ:"
Signifiant «concernant», cette notation est également suivie du sujet à traiter par la lettre. Il se trouve généralement entre l'adresse et la salutation. «RE:» peut être utilisé dans une lettre originale ou dans une réponse, et est parfois généré automatiquement dans la ligne d'objet d'un e-mail lorsque «réponse» est sélectionné.
"Lorsque vous répondez, reportez-vous à:"
Cette notation de référence est couramment utilisée dans les offres d'emploi ou les demandes de propositions portant un code d'identification. Par exemple, "Lorsque vous répondez, reportez-vous au code JOB1A." Les répondants feraient alors référence à la notation dans leur lettre de réponse.
"In re:"
«In re» se trouve dans la lettre d'un répondant avant la salutation. Il peut se lire comme suit: «Demande de JOB1A sur hiremenow.com». Cette version de notation de référence est similaire à "RE:," mais n'est généralement utilisée qu'en réponse à une lettre.