Les immeubles locatifs nécessitent souvent des dépenses considérables compensées par les revenus locatifs. Le suivi de ces dépenses peut constituer un défi pour les propriétaires fonciers. Les parties à un bail peuvent utiliser un registre pour suivre les revenus et les dépenses afin de simplifier la comptabilité et de tenir un dossier financier courant pour la propriété.
Définition
Un registre de location, également connu sous le nom de registre de location, est un outil financier utilisé pour suivre les revenus et les dépenses liés à un contrat de location. Ces registres contiennent généralement des colonnes pour la date de la dépense, une description de celle-ci, le montant, le montant payé et le solde impayé. Un propriétaire ou un locataire peut tenir un registre de location, mais les registres peuvent contenir des écritures différentes, selon la partie qui enregistre les transactions.
Utiliser
L'utilisation d'un registre de location diffère quelque peu selon qu'il appartient au locataire ou au propriétaire. Le grand livre d'un locataire reflète généralement une vue simplifiée qui indique tout montant d'acompte payé, la date d'échéance des paiements de loyer et la date de paiement du locataire. Les registres des locataires comprennent généralement une entrée par mois, bien que certains incluent des entrées supplémentaires pour refléter les améliorations de la propriété ou les frais de réparation. Le grand livre d'un propriétaire comprend également des entrées de revenus pour les paiements de loyer reçus. Les dépenses de ce grand livre comprennent les paiements hypothécaires, les paiements d'impôts, les frais d'évaluation, les améliorations immobilières, les coûts de réparation et les dépenses diverses de propriété.
Avantages
Les registres de location peuvent aider les propriétaires à suivre les flux de trésorerie et le budget des dépenses futures. Les grands livres peuvent également les aider à évaluer les dépenses et à identifier les tendances, et un livre complété peut aider à identifier les dépenses pour des déclarations fiscales précises. Si un propriétaire doit expulser un locataire, un grand livre peut aider à prouver un historique de paiements manqués ou en retard et, si nécessaire, des dépenses pour les réparations de la propriété. Le registre des baux d'un locataire peut aider à se défendre contre une expulsion injuste en enregistrant les dates des paiements de loyer et des investissements personnels dans les réparations nécessaires.
Considérations
Bien qu'un registre des baux puisse aider les propriétaires à enregistrer les dépenses à des fins fiscales et juridiques, l'Internal Revenue Service n'oblige pas les propriétaires à en tenir un. L'IRS les oblige à justifier certaines déductions liées à la location, et un registre de location peut aider à suivre les réparations et autres dépenses à utiliser lors des audits. Les propriétaires et les locataires peuvent tenir des registres dans une variété de formats, y compris des registres manuscrits, des feuilles de calcul de base et des logiciels de comptabilité de location disponibles dans le commerce.