Lorsqu'une entreprise achète un produit ou un service auprès d'un vendeur ou d'un fournisseur, elle reçoit généralement une facture. Un relevé de facture sert de facture pour les biens ou services rendus et détaille ce que l'entreprise doit. Ces transactions sont gérées par le service comptable d'une entreprise dont la mission est d'examiner la facture et d'effectuer le paiement.
Factures ouvertes
Une facture ouverte est un document détaillé qui indique le montant dû et la date d'échéance du paiement. Généralement, la facture est envoyée par les fournisseurs au service comptable ou au service des comptes fournisseurs de l'entreprise qui les doit. La facture peut également indiquer s'il y a un montant en souffrance provenant de transactions précédentes ou des montants passés par la société.
Traitement & Expédition
Une fois qu'une entreprise reçoit une facture ouverte, son service comptable examine les relevés pour s'assurer que la facture est correcte. Si la facture est incorrecte ou contient des erreurs, le service contacte le fournisseur pour discuter de la différence. Si la facture est correcte et correspond à ses enregistrements, elle planifie un paiement au fournisseur. Certaines entreprises travaillent avec des fournisseurs pour payer un montant fixe à chaque fois, surtout si le fournisseur est utilisé de manière cohérente. D'autres peuvent payer chaque facture en entier au fur et à mesure de sa réception. Cela se fait généralement lorsqu'il s'agit d'un paiement pour un achat ou un service ponctuel.
Après le paiement
Après avoir reçu le paiement d'une facture ouverte, le fournisseur ferme la facture et la marque comme payée dans ses livres comptables. Si le paiement n'est pas reçu à temps, ou si seul un paiement partiel est effectué, le vendeur peut facturer des frais à l'entreprise pour retard de paiement. Ces frais sont généralement ajoutés à la facture suivante si le fournisseur fait des affaires habituelles avec l'entreprise; pour un achat unique, le vendeur peut envoyer une facture pour les frais seulement.