Il est déjà assez difficile d'essayer de résister aux nombreuses conditions du marché qui peuvent stresser votre entreprise sans avoir à vous soucier chaque jour de la sûreté et de la sécurité de vos clients, fournisseurs et employés. Les intrus, les vols et les interruptions d'employés peuvent nuire gravement à votre entreprise, et la création de procédures de sécurité proactives pour votre front office permet d'éviter les problèmes et peut-être de réduire vos primes d'assurance.
Rencontrer des experts
La première étape dans la création de procédures de sécurité pour votre bureau est de rencontrer des experts en sécurité commerciale. Cela comprend votre gestionnaire d'immeuble, si vous louez un espace, votre fournisseur d'assurance, un avocat en responsabilité civile et un consultant en services de sécurité. Parcourez les lieux avec ces experts, puis asseyez-vous pour évaluer ce qu'ils pensent que vous devez faire pour améliorer votre sécurité et les ressources qu'ils recommandent. N'autorisez pas les armes à feu dans vos locaux sans parler à un avocat, au propriétaire de l'immeuble et à un expert en sécurité des armes à feu.
Examiner l'accès
Déterminez qui devrait être autorisé à entrer dans votre bureau et fournissez des badges pour les employés ou un système de sonnerie qui oblige un réceptionniste ou un employé à laisser les gens entrer dans le bâtiment ou le bureau. Placez votre bureau d'accueil dans un endroit qui permet à votre réceptionniste de voir qui s'approche de votre bureau le plus tôt possible. Installez des caméras de sécurité à l'extérieur de toutes les entrées et dans les cages d'escalier si vous en avez les moyens. Les portes de la cage d'escalier doivent se verrouiller de l'extérieur, permettant uniquement aux employés possédant des clés d'entrer dans votre espace depuis les cages d'escalier. Évaluez si vous devez ajouter des portes et des fenêtres plus solides, y compris du verre trempé ou pare-balles. En fonction de la fréquence à laquelle les visiteurs viennent à votre bureau et de la durée de leur séjour, envisagez d'exiger des badges d'identification de visiteur et de vous connecter. Limitez le nombre de personnes autorisées à signer ou à accepter des colis.
Améliorer l'éclairage
Passez en revue vos voies d'accès extérieures et vos espaces intérieurs pour vous assurer que vous disposez d'un éclairage adéquat là où les gens entrent et travaillent ou les clients attendent. Mettez vos lumières sur des minuteries pour qu'elles s'allument avant l'arrivée des gens et restent allumées jusqu'à la fin des heures de fermeture. Assurez-vous d'avoir des feux de recul qui s'allument dans les zones intérieures et extérieures importantes en cas de panne de courant.
Politiques des employés
Créez des listes de contrôle d'ouverture et de fermeture pour les employés qui sont les premiers arrivés et les derniers à partir, et fournissez des procédures de sécurité que les employés doivent suivre pendant la journée. Rencontrez les employés pour discuter de la façon de gérer un incendie, un employé mécontent, une urgence météorologique ou un intrus hostile. Affichez les numéros de téléphone d'urgence à proximité de chaque téléphone et mettez-les en numérotation abrégée. Rappelez à vos employés de ne donner aucune information sur votre entreprise par téléphone et de diriger toute demande vers votre responsable de bureau. Ne laissez pas les employés ouvrir les portes d'entrée lorsqu'ils chargent ou déchargent des articles. Essayez de trouver un ami ou un observateur pour vous assurer que les employés se rendent en toute sécurité à leur voiture et émettez un mot de code ou une phrase que les employés peuvent utiliser au téléphone ou entre eux pour sonner l'alarme s'il y a un intrus dans la zone.
Formation
Organisez un séminaire de formation pour aider vos employés à faire face verbalement à des collègues hostiles et à des intrus. Envisagez d'ajouter des serrures aux portes de bureau ou d'ajouter des portes de bureau sécurisées pour protéger les employés contre un intrus, et placez des boutons de panique autour du bureau que les employés peuvent utiliser pour déclencher une alarme forte afin d'alerter les autres bureaux à proximité et potentiellement effrayer les intrus. Discutez avec votre avocat ou votre assureur de la légalité d'offrir une formation à l'autodéfense ou des remboursements de cours. Si vous avez différents bureaux, distribuez des talkies-walkies et apprenez aux employés à les utiliser.