Le bouton "E-mail" ou l'option de menu sur un scanner vous permet d'envoyer un document à votre patron ou une photo à un membre de la famille avec un minimum d'effort et de temps. C'est idéal si vous ne souhaitez pas enregistrer de fichiers sur votre disque dur ou si vous avez besoin de modifier la photo ou le fichier avant de l'envoyer.
Envoi d'e-mails avec un scanner
En général, ces appareils disposent d'un bouton directement sur l'unité qui active le mode d'analyse des e-mails. Lorsque vous choisissez cette option, vous pouvez sacrifier certaines des options de paramétrage du scanner telles que la possibilité de choisir votre type de projet ou de recadrer; cependant, vous gagnerez du temps globalement en éliminant le besoin de transférer le fichier sur votre ordinateur. Les scanners offrant une fonction de courrier électronique directement à partir du scanner incluent les Epson Perfection V37 et V370. Le scanner de photos Scanjet G3110 permet d'envoyer des e-mails directement à partir de la numérisation. La série de scanners LiDE de Canon possède également des boutons natifs pour envoyer par courrier électronique les documents que vous numérisez.
Appareils tout-en-un
Les imprimantes, copieurs et scanners tout-en-un sont souvent également capables d'envoyer vos documents par e-mail, vous n'avez donc pas besoin d'un scanner séparé si vous envoyez fréquemment des documents par e-mail après les avoir numérisés. Mis à part les fonctions d'impression et de copie supplémentaires, ces appareils fonctionnent à peu près de la même manière. Les imprimantes HP Photosmart, dont beaucoup ont un écran LCD avec un paramètre de messagerie électronique plutôt que des boutons physiques, offrent des options de messagerie directe. En outre, les imprimantes sans fil Epson WorkForce 645 et V725w tout-en-un de Dell permettent également des numérisations directement envoyées par courrier électronique.
Configuration du scanner
La configuration requise varie selon le modèle de votre scanner et le fabricant. Par exemple, les scanners HP et Dell utilisent simplement le logiciel qui vous permet autrement de modifier les paramètres sans ouvrir de client de messagerie. Cependant, vous devez d'abord ouvrir le logiciel et le configurer avec votre adresse e-mail existante, ce qui signifie que vous devez connaître le mot de passe et les paramètres SMTP de votre compte de messagerie. Avec le système d'Epson, le fichier est numérisé, vous pouvez le prévisualiser et le rogner, puis le transférer vers votre programme de messagerie. Tant que votre compte de messagerie est déjà configuré, aucune étape supplémentaire n'est requise.
Considérations
Les fonctions de numérisation vers e-mail des scanners nécessitent que vous installiez le logiciel créé par votre fabricant plutôt que de vous fier uniquement au logiciel Twain générique fourni avec votre système d'exploitation. Si vous n'installez pas ce logiciel, le bouton "E-mail" et d'autres fonctions risquent de ne pas fonctionner; bien que vous puissiez toujours numériser des documents et les envoyer par e-mail aux destinataires avec votre propre fournisseur de messagerie ou client. Pour envoyer un document par courrier électronique, vous devez disposer d'une connexion Internet à l'ordinateur connecté, même s'il s'agit d'une imprimante sans fil.